Dresser la liste des invités (5)

Dresser la liste des invités

Le nombre d’invités ira de pair avec votre objectif : fête intime ou grosse bamboula ?

Le style, l’âge et l’homogénéité des convives donneront le ton au genre et au thème de l’évènement.  Par exemple :

-          Famille proche ou éloignée, amis, connaissances ou relations d’affaires ?

-          Proviennent-ils du même milieu ?  (Si vous mariez des univers différents, vous pouvez organiser un cocktail avant le repas ou en convier certains en soirées seulement).

-          Les conjoints sont-ils invités ?

-          Y a-t-il des personnes âgées ?  Des femmes enceintes ?  (Il faudra prévoir suffisamment de chaises et s’assurer qu’il ne fasse pas trop chaud).

-          Les enfants sont-ils invités ?

-          S’agit-il de gens d’âges différents ?

-          Quelle est la relation entre les invités ?  Se connaissent-ils ?  Y a-t-il des conflits latents qui risquent d’exploser ?  Dans certains cas, il faudra soigner votre plan de table, avertir les invités en question que vous ne tolérerez aucun écart de conduite ou écarter ceux qui risquent de porter ombrage à la fête.

-          Inviter des gens qu’on aime et avec qui on se sent à l’aise est un facteur de succès important.

Établir un budget (4)

Établir un budget (l’argent, c’est le nerf de la guerre !).

Doit-on le faire avant de dresser la liste d’invités ou après ?  À vous de voir : vous pouvez déterminer d’abord votre liste d’invités incontournables puis faire un choix de lieu et de repas en fonction du budget disponibles.  Vous pouvez aussi établir votre budget, choisir le lieu où vous désirez fêter ça, puis sélectionnez les invités jusqu’à ce que vous atteignez la limite financière fixée.  Deux écoles de pensée différentes selon le style de l’évènement et surtout son objectif.  Quoi qu’il en soit, il vous faudra estimer le nombre d’invités.

Déterminer s’il y aura contribution financière des invités et évaluer leur capacité de payer.  Sinon, estimer le budget disponible.

Évaluer le coût approximatif par personne.

Les dépenses importantes sont habituellement le repas et l’alcool (sans oublier les taxes et le service); la location d’une salle, d’un chapiteau et de divers items (tables, chaises, vaisselle, ustensiles et nappes) si l’évènement n’a pas lieu dans un endroit bien équipé en ce sens : la décoration; l’audiovisuel; le transport.

Établir les coûts fixes (immuables peu importe le nombre d’invités) et variables (qui fluctuent selon le nombre d’invités).

Attention aux dépenses «invisibles»…qui ont beaucoup d’impact : on doit parfois louer des toilettes supplémentaires ou des ventilateurs, des petits détails auxquels les gens sont très sensibles.

Fixer la date et l'heure (3)

Fixer la date et l’heure.

Plus il y a de convives prévus, plus il est important de s’y prendre d’avance.  Pour fixer la date, considérerez la disponibilité des invités de marque et de ceux dont la présence est essentielle, le type de fête et la disponibilité du lieu souhaité et évitez le pic des vacances estivales.

Déterminer l'objectif de l'évènement (2)

Avant de se lancer dans l’action…il faut :

1. Déterminer d’abord l’objectif de l’évènement.

Règle numéro un : établir une ligne directrice claire.  Quelles sont vos intentions?  Quel est le but de cette fête?  Si c’est clair pour tout le monde, vous éviterez de vous disperser et vous ferez des choix élaborés.  Un évènement bien conçu et planifié est beaucoup plus facile à organiser ensuite.  Ça déboule tout seul.  Voulez-vous :

-          Célébrer une cérémonie;

-          Faire la fête;

-          Rendre hommage à quelqu’un;

-          Être entouré d’une armada de gens;

-          Au contraire, vous retrouver en petit groupe pour vivre quelque chose de significatif;

-          Faire vivre une aventure gastronomique à vos invités;

-          À l’inverse, faire ça «à la bonne franquette» pour célébrer simplement le plaisir d’être ensemble et se mettre à jour côté nouvelles et potins, en toute simplicité;

-          Donner aux convives l’occasion de réfléchir;

-          Rendre une invitation;

-          Rencontrer de nouvelles personnes;

-          Renouer avec des membres de la famille;

-          Etc.

Au terme de cette réflexion, vous aurez donc pris les décisions suivantes : évènement intime ou rassembleur; chic ou sympa; fête surprise ou pas (si c’est en l’honneur de quelqu’un).

S’adjoindre des complices : essentiel !

Il faudra toujours un meneur, soit la personne qui prend l’initiative de l’évènement.  Sans doute est-ce vous !  Cependant, deux têtes valent mieux qu’une, c’est bien connu.  Mais pas 15.  Impliquer trop de gens paralyse les décisions.  Combinez esprits créatifs et pros de l’organisation.  Les gens axés sur le processus, plutôt réalistes, amèneront de la magie à l’évènement.

Sondez vos complices par téléphone ou par courriel, mais il n’y a rien comme une rencontre face à face pour stimuler la créativité !  La première réunion sera un «brainstorming» (ou remue-méninges) où on passe au peigne fin les goûts et les habitudes de la personne fêtée.  Sa personnalité, ses loisirs ou ses petites manies peuvent aussi vous inspirer.  En faisant du pouce sur les idées des autres, le concept finit toujours pas émerger !

Attribuez-vous ensuite des responsabilités précises selon vos talents et vos intérêts (ex. : négocier avec le traiteur ou faire les courses, planifier et réaliser la décoration, rédiger les invitations ou les textes qui seront lus, gérer le budget et les inscriptions, planifier la ruse pour amener la personne au lieu de la fête se c’est une surprise, prendre les photos officielles ou s’occuper de la caméra vidéo, faire le ménage et la vaisselle après la fête).

Désignez parmi vous un responsable de la logistique pour soigner les mille et un petit détail et coordonner le jour de l’évènement.  Les perfectionnistes et ceux qui tolèrent bien le stress auront là un beau terrain de jeu !

Les clés d'un évènement réussi (1)

Pour les mariages, les évènements corporatifs et les réceptions somptueuses, nous vous suggérons de vous référer aux guides d’organisation, livres, magazines et sites Internet spécialisés.  Cependant, pour la majorité des évènements privés, vous pouvez vous inspirer des grandes étapes d’organisation suivantes; à adapter selon l’ampleur de la réception.  Rien de bien nouveau, les conseils usuels quoi, mais un rappel pratique à avoir sous la main !  Pour des idées directement reliées à la fête ou à la cérémonie qu’on organise, consultez la section correspondante.

Combien de temps à l’avance doit-on lancer les préparatifs ?

Cela dépend du style de l’événement.  Pour un mariage, il faut compter plusieurs mois d’organisation, voire un an, un an et demi pour une grande réception, surtout si la cérémonie a lieu un samedi.  Pour un truc plus simple, quelques mois suffiront ou même quelques semaines, si vos disponibilités sont grandes ou que vous êtes plusieurs à mettre la main à la pâte.  Si vous menez votre existence à fond de train et que votre agenda ressemble presque à celui d’un ministre, commencez à songer au concept de l’évènement plusieurs mois à l’avance et…déléguez.  Vous aurez ainsi le temps, au fil des mois, d’effectuer quelques démarches par-ci, par-là plutôt que de vous exténuer à un marathon essoufflant de dernière minute.  Après tout, est-il normal d’envoyer votre stress au plafond et de vous crêper le chignon avec votre douce moitié ou vos proches pour organiser un évènement…heureux ?

Marches à suivre pour le blog

Bonjour, tel que mentionné, à partir d'aujourd'hui, le blog change de style...

Ce blog deviendra comme un mini site Internet.

Donc, dorénavant, les messages seront classés non seulement par date, mais aussi par catégories (libellés).  Cependant, comme les messages seront affichés selon une procédure à suivre pour la gestion de vos évènements, je rajouterai un chiffre entre parenthèses à la fin du titre...

Je sais, pour le moment, cela semble un peu mélangeant et confus.  Croyez-moi, nous allons faire ça une étape à la fois et vous allez vite comprendre ma façon de procéder.   

Alors, au plaisir de partager avec vous...

Changement de cap...

Veuillez noter que dès la semaine prochaine, ce blog prendra une autre tangente...  Plutôt que de parler des différents évènements qui se passe dans la ville de Québec, je parlerai plutôt de suggestions comment créer des évènements comme des réceptions, des mariages, des baptêmes, etc.  

Si vous désirez me rejoindre, vous pourrez toujours me laisser des commentaires et par Facebook, Tweeter ou par Blogger...  Il se peut aussi que le site soit non accessible pour environ une ou deux journées...  Je suis présentement en réflexion si je corrige l'adresse Internet ou non...