Prévoir le mode de paiement (20)

Prévoir le mode de paiement (si les invités contribuent)

- Au choix : directement au restaurateur, chèque qui vous est envoyé à l’avance, remis en argent comptant sur place.

- Si les invités paient sur place directement, déléguez une personne qui s’occupera du paiement, de remettre la monnaie au besoin, d’inscrire «payé» sur la liste d’invités.

 

Planifiez la musique (19)

Planifiez la musique

Selon le type d’événement, vous devrez :

1. Engager un DJ ou des musiciens.

2. Choisir les CD en fonction de l’ambiance voulue et du thème s’il y a lieu.

3. Acheter des compilations.

4. Graver un CD avec de la musique en boucle.

5. Demandez aux musiciens de la famille d’apporter leur instrument pour un «jam» improvisé.

Adaptez le style musical au genre de l’événement, au type de convives, et ordonnancez en fonction du déroulement.  Ainsi, le cocktail, le reps et la période qui suit ne commandent pas la même ambiance musicale.  Évaluez si vous devez louer une chaîne stéréo ou d’autre équipement audiovisuel.

Prévoir le mode de paiement (si les invités contribuent)

- Au choix : directement au restaurateur, chèque qui vous est envoyé à l’avance, remis en argent comptant sur place.

- Si les invités paient sur place directement, déléguez une personne qui s’occupera du paiement, de remettre la monnaie au besoin, d’inscrire «payé» sur la liste d’invités.

À la chasse aux photos !

C’est le temps de récolter les photos qui seront nécessaires à la préparation du «bien-cuit» ou de l’hommage, si cela figure dans vos plans.  Vous pouvez aussi les utiliser en guise de décoration : dans des cadres, épinglées sur un fil qui traverse la pièce, au mur, plastifiée sur la table du buffet, regroupées sur un panneau de styromousse monté sur un tréteau.  Ce peut aussi être des photos de la personne avec ses amis, à qui vous demanderez d’ajouter un commentaire, une légende ou une bulle style bande dessinée sur le panneau.

Magasinez les différents fournisseurs (18)

Magasinez les différents fournisseurs

1.     Demandez plus d’une soumission et exigez des références.  Capital !

2.     Gardez en note, dans un cartable ou un cahier, le nom des fournisseurs et des endroits intéressants répertoriés.  Vous n’aurez qu’à puiser une idée la prochaine fois.  Pas besoin de toujours réinventés la roue !

3.     Demandez qui sera servie si possible et les menus que le traiteur propose pour les végétariens, les enfants et les personnes allergiques.

Envoyer les invitations (17)

Envoyer les invitations

- Quand ?

Encore une fois, cela dépend de l’événement (de six à huit semaines pour un mariage ou un gros événement et entre deux et quatre semaines avant pour un événement plus simple), de sa logistique, de la participation ou pas des invités (vaut mieux s’y prendre tôt s’ils doivent préparer un numéro, que la contribution financière est élevée ou qu’on les invite pour un week-end).  Pour faire votre décompte, tenez aussi compte de la date limite fixée par le traiteur ou le restaurateur.  Et si c’est vraiment à la bonne franquette ou avec des intimes, vous pouvez inviter dans un plus court délai.

- Créez un document pour faire le suivi des réponses.

Ce peut être une simple liste papier, mais aussi un document crée avec un logiciel de traitement de texte ou avec un chiffrier.  Prévoyez une colonne pour la réponse, le nombre de personnes, leurs coordonnées (dont leur numéro de cellulaire – s’ils en ont un – en cas d’urgence le jour même), ce qu’ils apportent dans le cas d’un buffet collectif, leurs cadeaux si c’est un «shower».

- Si certains invités ne peuvent venir, proposez-leur de vous envoyer à l’avance une carte ou un cadeau que vous remettrez sur place ou encore un courriel que vous reproduirez sur une belle feuille à en-tête.  Ou encore, convenez avec eux qu’ils appelleront à une heure précise et assurez-vous que le téléphone n’est pas loin…et branché !

Magasinez les différents fournisseurs

1.     Demandez plus d’une soumission et exigez des références.  Capital !

2.     Gardez en note, dans un cartable ou un cahier, le nom des fournisseurs et des endroits intéressants répertoriés.  Vous n’aurez qu’à puiser une idée la prochaine fois.  Pas besoin de toujours réinventés la roue !

3.     Demandez qui sera servie si possible et les menus que le traiteur propose pour les végétariens, les enfants et les personnes allergiques.

Planifiez l'aménagement et la décoration (16)

Planifier l’aménagement et la décoration

- Si la fête a lieu à domicile, évaluez comment vous devrez aménager l’espace pour favoriser une circulation optimale, où mettre la table pour le buffet, celle pour les cadeaux, où faire signer la carte.

- Si la fête a lieu à l’extérieur, prévoyez un plan B en cas de pluie (espace suffisamment grand à l’intérieur ou location d’une tente ou d’un chapiteau) ou décidez si l’évènement sera reporté au lendemain ou à la semaine suivante.

- Songez à la décoration, selon le style de réception.   Si quelques fleurs fraîches, un petit centre de table ou des chandelles, une nappe de couleur, des ballons et des banderoles font l’affaire pour un événement tout simple, les mariages et autres célébrations commandent une ambiance plus recherchée.

- Si vous prévoyez diffuser des photos ou des vidéos, assurez-vous d’avoir tout le matériel audiovisuel nécessaire ou faites-en la location.

Prévoir le déroulement (animation, jeux et activités) (15)

Prévoir le déroulement (animation, jeux et activités)

Que proposez-vous exactement à vos invités, de leur arrivée à leur départ ?  Quel est le scénario, le déroulement prévu ?  Selon le scénario, le déroulement prévu ?  Selon le genre d’évènement, il peut être agréable d’organiser des jeux, des activités, un concours, un quiz.  On peut prévoir des petits prix de participation à remettre aux invités et des jeux brise-glace s’ils ne se connaissent pas.  Pensez à aménager un coin pour les enfants et prévoyez de quoi les amuser (jeux d’équipe, jouets, cassettes).  Vous aurez sans doute besoin d’un animateur ou d’un maître de cérémonie, rôle que peut jouer un proche pour un évènement simple.  Sans le cas d’un mariage, l’animation sera plus élaborée.  Si la réception inclut des lectures de textes ou des choix musicaux particuliers ou nécessite les services d’un musicien, c’est le temps d’y penser.

Préparer ou commander les invitations (14)

Préparer ou commander les invitations

Selon l’événement, invitez par téléphone (certaines compagnies de téléphone permettent d’ailleurs de créer des messages de groupe), par Internet (carte virtuelle ou courriel avec motif de papier peint, insertion d’images ou pas) ou par la poste (obtenir les adresses postales auparavant et acheter des timbres).  Dans ce dernier cas, choisir un faire-part imprimé ou le concevoir soi-même, fait à la main ou créé à l’ordinateur.

À inclure dans le texte de l’invitation, le cas échéant :

-          La date et l’heure;

-          Le lieu;

-          Le but de la fête;

-          Le thème et le concept de la soirée, s’il y a lieu;

-          Si c’est une surprise, indiquez-le;

-          Demandez-leur s’ils ont des restrictions alimentaires ou des allergies;

-          Le plan et les indications routières pour s’y rendre (les établissements ont souvent un plan bien conçu dont vous n’aurez qu’à faire des copies) ou la station de métro, le numéro d’autobus ou de train à prendre;

-    L’inscription RSVP avant telle date, si vous souhaitez une réponse (vérifiez auprès du traiteur ou du restaurant la date limite pour confirmer le nombre de convives).  Un truc : donner aux invités une date qui précède de quelques jours cette date butoir, de manière à compiler les réponses en tenant compte des inévitables retardataires.  Indiquez comment communiquer leur réponse : par téléphone, par courriel ou par la poste (joignez un coupon-réponse ou votre adresse postale).

-      Leur apport souhaité (ex. : contribution financière, plat à apporter, participation à un «bien-cuit», numéro de danse ou chanson, penser à se présenter de façon originale aux autres).

-          L’habillement suggéré (tenue de bal, cravate noire, tenue de ville, chic décontracté, tenue de plage, en lien avec le thème).

-     Le nom et les coordonnées d’une personne qui pourra répondre à tout renseignement supplémentaire (ex. : l’endroit où est disposée la liste de mariage, baptême et «showers»).  Certains décident d’inclure l’information dans l’invitation à votre guise.  Si la fête est donnée pour quelqu’un, demandez-lui des idées de cadeaux afin d’en informer les invités au besoin.  Notre invité d’honneur pourrait vouloir, en guise de cadeau, une contribution financière pour un article de sport, un tableau, une antiquité, un abonnement au théâtre, un voyage.

-     L’hébergement disponible aux alentours si les invités viennent de loin et une liste d’activités à faire dans les environs s’ils prolongent leur séjour.

-          Une adresse de site Internet si vous en avez conçu un pour l’évènement.