Chapitre 1 L’évèvement (2)

1.1. La définition de l’évènement

Événement

Un événement est une occasion particulière de se rassembler pour célébrer une idée, une cause ou des gens.

1.1.1    Le caractère de l’évènement

Événement ponctuel

Événement unique qui ne se répétera pas.  Il doit faire sa marque au moment où il se produit.

Événement mondial ou d’actualité

Événement récurrent

Événement qui revient sur une base régulière (chaque année, tous les deux ans, etc.).  Il doit constamment chercher à se renouveler tout en conservant sa nature propre.

Événement estival ou hivernal

Événement itinérant

Événement mobile qui se déplace d’un territoire à un autre et qui entraîne généralement une lourde logistique de tournée.

Un événement international ou national

Un lexique de base (1)

-       Les termes projet ou évènement sont utilisés indifféremment dans cet ouvrage.  Toutefois, un projet peut désigner à l’occasion un évènement en devenir.

-       Le terme organisateur d’événement est une expression utilisée pour désigner ceux qui travaillent à la réalisation d’un événement et les distinguer de ceux qui le conçoivent.  L’expression réalisateur sera aussi utilisée à l’occasion pour différencier les organisateurs des concepteurs.

-       Les termes leader ou promoteur sont utiliser sans distinction et désignent les instigateurs du projet, les propriétaires de l’idée.  Ils incarnent «l’âme du projet» et occupent souvent des fonctions de direction.

-       Les termes dirigeant ou équipe de direction sont utilisés sans démarcation.  Ils désignent les cadres supérieurs et les cadres intermédiaires qui forment habituellement l’équipe des directeurs de l’organisation.

-       Le terme gestionnaire est largement utilisé pour désigner tous les cadres de l’organisation incluant l’équipe des directeurs mentionnée ci-dessus.  Les expressions organisateur-gestionnaire ou gestionnaire-responsable sont des fantaisies de l’auteur pour désigner ces mêmes personnes.

-       Le féminin et le masculin sont utilisés sans préjugés, même si dans les faits, lle féminiser l’emporte souvent en nombre sur le masculin dans l’organisation d’un événement !

Le management d’évènement (1)

Organiser un évènement, c’est d’abord gérer la créativité.  L’évènement doit sortir de l’ordinaire.  Il cherche habituellement à être nouveau, original, inusité et de qualité.  Il fait toujours appel à la création, à l’innovation et à l’audace.

Organiser un événement, c’est gérer une aventure créative et vivante.

Un évènement mort-né c’est :

-       un mauvais concept ou une commande de départ mal définie;

-       un consensus des leaders ou une complicité d’équipe trop fragile;

-       une organisation mal structurée ou un pouvoir de décision ambiguë;

-       une planification sans exception.

Un évènement vivant, c’est : 

-       la force d’attraction du concept et la qualité du produit;

-       le leadership des dirigeants et la cohésion de l’organisation;

-       la capacité de s’organiser et de communiquer son projet.

Gérer un projet évènementiel, c’est d’abord gérer la créativité.  Mais n’oublions pas que,  pour faire vivre une bonne idée, il faut une organisation.  C’est l’organisation qui est vivante et non l’idée.

Une idée sans organisation est un projet mort-né, mais une organisation sans idée tourne en rond.

Le leader sait entraîner et encourager les membres de son organisation.  Il valorise l’effort et l’excellence en tout temps et fait preuve de reconnaissance au bon moment.  Il sait être à l’écoute de son monde et respecter le rythme de son organisation, car il a à cœur l’amélioration de la vie professionnelle de ses gens pour le bien-être du projet.

Le maître est la personne qui dirige le projet avec poigne.  Il aime discuter, mais quand vient le temps de prendre les décisions, il agit avec détermination.  Il maîtrise ce qu’il fait et sait où il s’en va.  Il commande aux destinées du projet.  C’est une personne respectée, car on lui fait confiance.

La nuance entre ces deux rôles est importante.  Une organisation a besoin d’un bon leader et un projet aura toujours besoin d’un grand maître et non l’inverse.  Chercher à maîtriser son organisation est une grave erreur, tout comme assurer seul le leadership ne sera pas suffisant pour mener le projet à terme.

La symbiose de ces deux rôles, qu’ils soient assumés par une même personne ou par in groupe restreint, est un gage de succès pour tout évènement.

Les présentateurs : du bagou, S.V.P. ! (57)

Ils seront choisis pour leur aisance à s’exprimer devant un public, leur talent de conteur, leur bon jugement et leur lien avec la personne fêtée.  Ces présentateurs seront le miroir de sa vie jusqu’à présent.  Par exemple :

1. Les étapes de la vie : enfance, adolescence, jeune adulte, adulte, mitan de la vie, vieillisse.  Selon l’âge de la personne, des anecdotes de son enfance pourront être racontées par un parent, un frère ou une sœur; l’adolescence par un ami; la période de la vingtaine par un ancien colocataire; la vie adulte par ses enfants, son ou sa conjointe).

2. Ses différents univers : amis, amour, travail, famille élargie, études, loisirs, sports, vacances, vie associative.  Se succèderont au micro : un ou des amis, le ou la conjoint(e), les enfants et/ou les parents, un collègue, un membre de son équipe de hockey ou d’un organisme où la personne fait du bénévolat.

3. Ses passions : associer un présentateur par thème, qui racontera les passions et hobbies de la personne fêtée.  Par exemple, faire alterner les propos d’un fidèle compagnon de voyage, d’un acolyte de bingo, de cinéma ou de sport, d’un complice gastronome avec qui la personne a fait le circuit des meilleurs restos, d’un comparse avec qui elle a écumé les bars de la ville.

Vous avez été choisi comme maître de cérémonie ? (56)

 Demandez les textes des présentateurs.  Si vous avez la plume agile, vous pourrez peut-être réveiller les textes si les gags tombent à plat ou retirer les propos inconvenants.  Et si un présentateur manque à l’appel, vous avez le texte sous la main !

Vous pourrez aussi raconter les témoignages qui vous auront été envoyés par courriel par ceux qui sont moins à l’aise avec la scène.

Vous devrez modérer les ardeurs des présentateurs qui s’étirent en longueur ou qui plongent dans la vie intime de l’invité d’honneur.

Le maître de cérémonie : la main de fer dans le gant de velours ! (55)

Il ou elle fait le lien entre les différents présentateurs et saisit au vol les intervenants comiques provenant de la salle.  On choisit le maître de cérémonie pour :

1. Sa capacité de s’exprimer clairement.

2. Son sens de l’humour et de la répartie.

3. Son habileté à faire du pouce sur les propos des autres (tout en sachant garder son rôle !).

4. Sa personnalité enjouée et vivante.

5. Sa rigueur et sa crédibilité (essentiel pour conserver le contrôle et respecter le déroulement prévu)

 

«Bien cuit» et hommage : les secrets (54)

Le «bien cuit» se distingue de l’hommage par ses propos humoristique ou sarcastiques.  Bien sûr, il convient mieux à un anniversaire de naissance ou de mariage, à l’occasion d’un mariage ou du départ d’un collègue et non lors de funérailles (à moins que la personne ne soit reconnue pour son sens de l’humour remarquable).  Bien que l’Office de la langue française préconise l’expression «mise en boîte», il nous apparaît que le terme «bien-cuit» décrit mieux cette réception donnée en l’honneur de quelqu’un où des «rôtissoires» passent à la poêle des moments clés de sa carrière ou de sa vie personnelle.  Attention : la frontière est parfois mince entre se payer gentiment la tête de quelqu’un…et se foutre de sa gueule.  Ménagez les susceptibilités !  Si la personne fêtée est très soupe au lait, vaut mieux rester dans l’hommage ou filtrer les textes à l’avance…

En plus des Anecdotes comiques, les invités pourraient préparer un petit numéro (les vraies paroles d’une chanson ou une version parodié qui s’inspire de la réalité).