Formulaires responsabilités (3)

Coordonnateur ou Président coordonateur

Échéancier d’organisation

TÂCHES	RESPONSABLE	ÉCHÉANCE	RAPPEL	REMARQUES	CONCLUSIONS
Fixation des dates de la tenue de l’événement
Choix des directeurs
Choix et réservation du site du congrès
Réunions du comité organisateur
Étude des prévisions budgétaires
Attribution des budgets aux différents comités
Production d’un échéancier
Répartition générale des scénarios
Déroulement du congrès
Mise en forme et rédaction du rapport final
Suivi auprès de l’OTCQ
Remerciements auprès des partenaires et fournisseurs

Rapport post-congrès de l’OTCQ

Organisation ou association

Nom :

No. de référence

Président ou responsable permanent  de l’organisation

Nom :

Titre :

Adresse :

Téléphone :

Télécopieur :

Courriel :

Caractéristiques du congrès

Lieu du congrès

        Centre des congrès

        Hôtel :

        Autre :

Nature du congrès

        Bio-médical

        Foresterie

        Francophonie

        Autre :

Niveau du congrès

        Provincial

        Canadien

        Américain

        Nord-Américain

        International

Fréquence

        Annuel

        Aux 2 ans

        Tous les _____________ans

        Autre

Congrès

Congrès :

Lieu du congrès :

Dates :

Président du comité organisateur

Nom :

Titre :

Adresse (si différente) :

Téléphone :

Télécopieur :

Courriel :

Statistiques

TRÈS IMPORTANT S.V.P. bien remplir	Nombre anticipé	Nombre réel
Délégués
Accompagneurs

Y A-T-IL EU EXPOSITION ?

        Oui       Dates :

                        Endroit :

                                Centre des congrès

        Hôtel :

        Autre :

        Non

Dates	Villes

Degré de satisfaction

Accessibilité de la ville

Avion :

        Très bien           Bien             Insuffisant  

           

Train :

        Très bien           Bien             Insuffisant  

Autobus :

        Très bien           Bien             Insuffisant  

Service offert par l’Office du tourisme et des congrès

Personnel aux services :

        Très bien           Bien             Insuffisant  

           

Documentation :

        Très bien           Bien             Insuffisant  

Avons-nous satisfait vos attentes ? 

        Oui       Nom de l’agence ou organisateur

        Passablement :

        Non      Pourquoi ?

AVEZ-VOUS UTILISÉ LES SERVICES D’UNE AGENCE RÉCEPTIVE OU D’UN ORGANISATEUR PROFESSIONNEL DE CONGRÈS ?

        Oui       Nom de l’agence ou organisateur

Satisfaction :

        Très bien           Bien             Insuffisant  

        Non     

Québec «Ville Congrès»

        Très bien           Bien             Insuffisant  

Degré de satisfaction

Services de l’hôtel principal

Accueil :

        Très bien           Bien             Insuffisant  

           

Chambres :

        Très bien           Bien             Insuffisant  

Banquets :

        Très bien           Bien             Insuffisant  

Salles de réunions :

        Très bien           Bien             Insuffisant  

Service du centre des congrès

Personnel:

        Très bien           Bien             Insuffisant  

           

Salles :

        Très bien           Bien             Insuffisant  

Banquets :

        Très bien           Bien             Insuffisant

Commentaires ou suggestions

ÊTES-VOUS IMPLIQUÉ DANS LA SOLLICITATION OU L’ORGANISATION D’AUTRES CONGRÈS ?

        Oui       Lesquels :

           

Dates	Villes

        Non     

COORDONNATEUR OU PRÉSIDENT COORDONNATEUR

 

Aide-mémoire

Nom de l’organisation ou de l’association :

 

Nom du congrès :

 

Date de l’événement :

Lieu du congrès :

Choix des directeurs :

 

 

 

 

Autres :

 

Responsabilités (2)

Fixation des dates et de la tenue de l’événement à organiser

La disponibilité des dates envisagées et celles des installations désirées pour la tenue de l’événement vont de pair.  À vérifier dès que l’événement est envisagé.

Choix des directeurs

Entourez-vous de gens en qui vous avez confiance.

Choix et réservation du site du congrès

Il est prioritaire de réserver de façon tentative les installations nécessaires pour le bon déroulement de l’événement.

Choix du site d’hébergement :

-          connaître le profil de la clientèle pour offrir le bon type d’établissement en fonction de la qualité et du coût des chambres;

-          réserver suffisamment de chambres pour le nombre de congressistes attendus.

Choix des salles de réunions :

-          réserver tentativement le nombre de salles nécessaires pour l’ensemble de vos activités.  Faire ensuite un choix final et informer les établissements retenus.

Les ententes pourront être finalisées par les directeurs des comités responsables de ces dossiers.

Réunions du comité organisateur

La fréquence de vos rencontres permettra d’assurer le respect des échéanciers.

Étude des prévisions budgétaires

Étudiez, en collaboration avec le directeur du comité Finances, les prévisions budgétaires globales en considérant les revenus et les dépenses pour établir un budget équilibré.  Référez-vous au budget du dernier congrès de votre association pour évaluer vos estimés budgétaires.

Travaillez régulièrement sur le budget afin d’apporter certaines modifications en cours de route.

Attribution des budgets aux différents comités

Après avoir défini les revenus et dépenses, allouez un budget à chacun des comités.  À chaque réunion du comité organisateur, il est important de vérifier si les prévisions sont respectées.

Production d’un échéancier

Demandez à chaque comité de vous produire un échéancier.

Répartition générale des scénarios

Chaque directeur de comité doit planifier une solution de rechange en cas de problème dans son secteur et en évaluer les coûts.

Déroulement du congrès

Prévoir une réunion quotidienne de révision.

Mise en forme et rédaction du rapport final

Il est très important de rédiger un rapport final de l’événement pour le siège social régional et pour le prochain comité organisateur.

Suivi auprès de l’Office du Tourisme et des congrès de Québec

Après la tenue de votre événement, faire parvenir une copie du rapport final ainsi que le formulaire d’évaluation du «Rapport post congrès» à l’OTCQ (exemplaire ci-après annexé).  Votre collaboration est primordiale pour l’amélioration des services d’accueil offerts dans la région.

Remerciements aux partenaires et fournisseurs

Assurez-vous de n’oublier personne.