Le cahier d'organisation (12)

Le cahier d’organisation : ne partez pas sans lui !

Selon la taille de l’évènement, il peut être utile de monter un cahier d’organisation.  Dans les premières pages, dressez une liste de choses à faire («to-do-list», en choisissant parmi toutes les démarches décrites dans ce chapitre celles qui conviennent à votre évènement.  Pour approfondir chacun de ces démarches, glissez des feuilles mobiles dans un cartable à anneaux ainsi que des séparateurs identifiés pour chaque élément (Budget, Lieu, Thème, Menu, Déco, Invités, Textes, Musique, Animation, Déroulement).  Inscrivez chaque semaine toutes les opérations et leurs préalables, les dates critiques et les personnes responsables (pour éviter le fameux «Ah, je pensais que c’était toi qui faisais ça…»).  Cela permet de contrôler la coordination entre les intervenants, de responsabiliser les gens, de minimiser les imprévus et de prévoir le temps nécessaire à l’organisation.  Mettez-les à jour continuellement et faites-en la distribution régulièrement.  Ajoutez-y des pochettes pour rassembler en un même document tous les dépliants, factures et autres papiers pertinents.  Pour égayer le tout, choisissez un cartable avec une pochette transparente sur le dessus, dans laquelle on insère une photo de la personne fêtée ou un montage maison imprimé sur une feuille 8½ x 11.  Sinon, un simple cahier à spirale agira à titre de cahier d’organisation : l’important est de ne pas vous éparpiller et de concentrer les résultats de vos actions dans un même document.

Quinze critères pour choisir le lieu idéal (11)

Quinze critères pour choisir le lieu idéal

Vous avez décidé d’organiser l’événement ailleurs qu’à la maison ?  Encore une fois, trouver l’auberge idéale pour se marier et dénicher le restaurant sympathique pour y fêter un anniversaire n’est pas du même ordre.  Voici quelques critères pour magasiner le lieu idéal qui convient au style de réception :

1. C’est un événement intime ?

Préférez alors les petites auberges aux grandes, car il est souvent possible de réserver l’endroit pour votre groupe seulement.  Sinon, demandez une salle privée, un petit coin juste pour vous ou une salle tatami dans les restaurants japonais.  Vérifiez qu’il n’y a pas un autre service tout de suite après (rien de plus détestable que de se faire pousser dans le dos pour finir son dessert !).  Un truc : certains restaurants spécialisés en déjeuners ouvrent leurs portes aux groupes en soirée.

2. Intérieur ou extérieur ?

Certains endroits sont déjà équipés d’un chapiteau extérieur (ce qui évite de devoir en louer un) et disposent également de salles de réception en cas de mauvais temps.

3. Quelle est la capacité de la salle ?

Combien de personnes peuvent tenir assises et debout ?  Y a-t-il un espace pour faire un cocktail ?  Monte-t-on des tables de 6 personnes, de 8, de 10 ?  Tables rondes ou rectangulaires ?  Y a-t-il un espace pour la danse (si désiré) ?

4. Y a-t-il un traiteur sur place ?

Si oui, doit-on obligatoirement retenir ses services ?  Quel est son menu ?  Peut-on voir des photos ou, mieux, déguster quelques échantillons ?

5. Y a-t-il un permis d’alcool ?

Si l’établissement a un permis d’alcool, vous devrez prendre une entente concernant le vin, le service de bar, l’eau.  À d’autres endroits, on peut apporter son vin, ce qui permet d’épargner sur l’alcool ou de privilégier un meilleur vin au même coût.

6. Quel est l’équipement disponible ?

Des questions primordiales si vous optez pour un lieu inhabituel : Y a-t-il assez de toilettes ?  Y a-t-il l’eau courante, suffisamment d’électricité et d’espace pour le traiteur ?  Faut-il louer chaises et couvre-chaises, tables, nappes, vaisselle, verrerie, centre de

table ?  Comment le lieu sera-t-il aménagé ?  Y a-t-il de l’équipement audiovisuel ?  Qui s’occupera d’installer et de ramasser après la fête ?  Dans le cas d’une cérémonie (mariage, baptême, funérailles), peut-on nous fournir une table en guise d’hôtel ?  Peut-on y faire jouer de la musique, y faire brûler de l’encens, des bougies ?

7. Et les enfants ?

Les lieux sont-ils conçus pour les petits turbulents ?  Peut-on leur aménager un coin pour jouer ?  Y a-t-il moyen d’avoir un menu pour eux ?  Si les toilettes n’ont pas d’espace pour langer les bébés, prévoir un petit coin tranquille.

8. Et les fumeurs ?

Certains établissements n’acceptent tout simplement pas qu’on en grille une sur les lieux.  De quoi rendre nerveux bien des gens !  Vérifiez s’il est possible d’aménager un coin pour eux ou s’ils doivent aller à l’extérieur pour fumer.

9. Est-ce facile d’accès ?

Le lieu choisi doit être relativement proche pour la majorité de nos invités, être accessible par transport en commun (sinon, organiser du covoiturage) et être facile à trouver (avec des indications claires).  Le lieu où se tiendra la célébration aux personnes âgées, aux poussettes ou aux personnes handicapées (selon vos invités) ?  Par exemple, un mariage en forêt est charmant, mais la montagne est-elle trop escarpée ?

10. Et le stationnement ?

Il n’y a rien de pire que des invités enragés parce qu’ils tournent en rond depuis une demi-heure !

11. Y a-t-il de l’hébergement aux alentours ?

Si votre événement se déroule en soirée, loin de la ville d’où provient la majorité de vos invités, mentionnez-leur les possibilités d’hébergement sur place ou dans les environs.

12. Qu’en est-il de la décoration et de l’ambiance ?

L’environnement est-il propice aux belles photos ?  Y a-t-il un jardin ?  Comment est l’éclairage ?  La couleur et le style vous conviennent-ils ?  Et pour ceux qui s’y intéressent, le lieu est-il aménagé selon les principes du fenf-shui ?  Y a-t-il une belle «énergie» ?

13. Attention aux moustiques !

Renseignez-vous auprès des propriétaires du lieu et auprès des résidents de la place, surtout si c’est situé près de l’eau.  Avant le mois de juillet, certaines régions sont de véritables nids à maringouins !

14. Y a-t-il l’air conditionné sur place ?

Si ce n’est pas le cas, voyez si on peut vous prêter des ventilateurs ou louez-en.  Dans le cas d’une tente ou d’un chapitre dressé à l’extérieur, la question du chauffage est aussi à considérer si la fête à lieu à l’automne.

15. Activités sur place

Offre-t-on un programme d’animation ou des possibilités d’activités sur place ou aux alentours ?

Demandez aux collègues et aux amis des suggestions d’endroits originaux, visitez les lieux, posez des questions, demandez des références et un contrat précisant les clauses sur lesquelles vous vous êtes entendus.

Trouver un restaurant différent (10)

Trouver un restaurant différent

-          Dans Internet, les portails de divertissement

(ex. : www.montréalplus.com , www.québecplus.com , etc.) sont une source intéressante pour dénicher des lieux thématiques qui offrent ce petit plus recherché.

-          Les restaurants ethniques qui ont une saveur d’exotisme qui met du piquant à la soirée : mariachis, baladi, flamenco et tapas ou encore trattoria italienne et petit bistro français typique, dim sum.

-          D’autres restaurants offrent des forfaits dégustation à l’occasion d’un 5 à 7 (ex. : fromages, chocolat et porto) ou encore des aventures gastronomique réjouissantes (tables champêtres, accord mets –vins commenté).

Vingts lieux intéressants (9)

Vingt lieux intéressants

Plusieurs de ces endroits disposent de salles pour des réunions ou des réceptions.  Il suffit de demander !

1. Auberge
2. Tables champêtres (www.agricotours.qc.ca)
3. Restaurants
4. Hôtel (salle de réception, restauration ou suite)
5. Verger (www.lapommeduquebec.ca/fr/index.html)
6. Vignoble (www.vignerons-du-quebec.com)
7. Installations sportives qui disposent d’une salle de réception (club de golf, de curling, de canotage)
8. Érablières (www.laroutedessucres.com)
9. Bateau ou train
10. Chalet loué ou appartement à un ami ou à un membre de la famille
11. En plein air, dans un champ
12. Parcs nature, parcs municipaux et parcs régionaux (plusieurs louent à la journée des chalets d’accueil, avec accès privilégié aux sites extérieurs).
13. Musée
14. Théâtre
15. Cinéma
16. Café-céramique
17. Centre de divertissement (salle de quilles, centre d’escalade, centres de ski qui offrent des jeux pour enfants).
18. Salles municipales
19. Sous-sols d’église
20. Centres communautaires

Déterminez le type de repas (8)

Déterminez le type de repas selon la formule choisie.

Assez original tout en plaisant à la majorité : un beau défi !  Les options sont :

-          Préparer soi-même la nourriture;

-          Y aller pour une formule mixte :

Acheter quelques plats tout faits et préparer les autres selon le temps dont on dispose.

-          Solliciter la contribution des invités

(Chacun apporte un plat pour former un buffet collectif ou simplement ses propres boissons).

-          Recourir aux services d’un traiteur, selon la formule choisie (ex. : méchoui, petit buffet simple avec sandwiches et salades, aventure gastronomique avec un chef à la maison).

-          Réserver dans un restaurant, un hôtel ou une auberge ou tout lieu qui dispose d’une cuisine équipée.

Vous recevez beaucoup de gens à la maison ?  La formule buffet est préférable, à moins d’être la châtelaine d’un petit royaume où on peut dresser des tables partout !  Mettez l’accent sur des aliments qui se mangent sans couteau ou même debout, si l’espace est restreint.

            Quant à l’alcool, les options sont :

-          Formule «Apportez votre vin», au restaurant ou à la maison;

-          Chacun paie ses consommations au restaurant;

-          Service de vin seulement au repas et/ou cocktail;

-          Bar ouvert ou partiellement ouvert.

Déterminer un concept original (7)

Déterminer un concept ou un thème original, si désiré.

Vous le déclinerez partout (invitation, décoration, repas, habillement, musique).  Faites aller votre imagination et inspirez-vous de nos suggestions, plus loin.

Choisir le genre de lieu et la formule (6)

Choisir le genre de lieu et la formule.

Selon l’objectif, le budget et le nombre de convives, choisir une formule : journée portes ouvertes, cocktail, souper, brunch, pique-nique, barbecue, week-end, «bien-cuit».  À la maison ou au resto ?  Pour une dizaine de convives, ça peut être chouette de casser la croûte à la maison.  À 50 ans ou 100 personnes, c’est une autre histoire !  D’autres critères :

Dans une résidence privée

-          Pour lâcher son fou à l’abri des regards indiscrets;

-          Pour étirer la soirée autant qu’on veut;

-          Pour éviter de réserver une gardienne et pouvoir coucher les enfants sur place;

-          Pour mettre la musique qu’on veut;

-          Pour goûter aux spécialités culinaires de tous et chacun (si on fait un buffet collectif).

Dans un établissement (restaurant, hôtel, auberge, autre lieu public)

-          Pas de repas à préparer;

-          Pas de ménage à faire avant et après;

-          Pour accueillir tout notre monde dans un même lieu;

-          Pour profiter d’une ambiance extra ou d’une décoration fabuleuse;

-          Pour tirer sa révérence facilement.