De nouveaux métiers (5)

1.1       De nouveaux métiers

Nous faisons aujourd’hui affaire avec des publics avertis qui exigent qualité et diversité même si l’événement est gratuit.  Réaliser un événement est devenu une opération sophistiquée qui fait appel à des expertises multiples.  Qu’ils soient salariés ou bénévoles, tous doivent s’engager à fond et travailler fort pour contribuer au succès de l’événement.

1.2.1 Le métier d’organisateur

L’organisateur d’événement doit d’abord autofinancer son emploi.  Il doit travailler plus fort qu’il le faisait auparavant, pour le même prix.

L’organisateur modèle est un généraliste, passionné par le métier, qui croit en son événement et en son organisation, et qui sait partager sa passion avec ses partenaires.  Il fait preuve d’initiative et d’audace.  Il est ouvert, polyvalent et il sait s’adapter à toutes les situations.

De plus, l’organisation doit se perfectionner.  Ainsi, une étude de la clientèle, effectuée auprès de 200 organisateurs et promoteurs d’événements au Québec, a démontré que la majorité des organisateurs réalisent des événements depuis plus de 17 ans.  Le secteur et des sports et loisirs a dans ses rangs les organisateurs qui ont la plus longue expérience (20 ans), tandis que celui des attractions touristiques compte des ressources qui en organisent en moyenne depuis 15 ans.  Cette étude a aussi démontré que les principaux besoins des promoteurs d’événements en matière de perfectionnement se trouvent en informatique (82%), en communication (75%), et en technique de créativité (35%).  Ils disent de plus en plus de faire appel au multimédia.

Force est d’admettre que le bassin de ressources humaines dans ce domaine repose largement sur un monde de pigistes (travailleurs indépendants) ou de bénévoles qui se sont forgés des spécialités en évoluant sur le terrain et en apprenant de leurs erreurs.  Dans ce monde événementiel, la nuance entre un amateur et un professionnel de l’organisation n’est pas clairement établie, faute de normes pour officialiser la profession.  Ainsi, une personne d’initiative et débrouillarde se retrouvera vite à assumer des responsabilités à un niveau supérieur.

Heureusement, on constate que en ce début des années 2000, la gestion événementielle s’est largement propagée, produisant de nouveaux métiers, et qu’elle est en voie d’être reconnue par des maisons d’enseignement (collèges et universités).

Les familles d’événements(4)

 1.1.3    Les familles d’évènements

Il serait faux de prétendre que l’évènement appartient à un secteur spécifique d’activité économique.  L’évènement ne fait pas partie des «grappes industrielles» du gouvernement du Québec, mais il touche à nombres de celles-ci.  On remarque cependant que certains milieux sont plus enclins que d’autres pour accueillir des évènements.  Il est plus juste de parler de famille d’évènements selon le domaine de réalisation :

-          Un évènement institutionnel : une cause sociale ou humanitaire, etc.

-          Un évènement culturel : un spectacle, une exhibition, etc.

-          Un évènement sportif : une démonstration, une compétition, etc.

-          Un évènement populaire : une fête, un festival, un carnaval, etc.

-          Un évènement touristique : une animation, une attraction, etc.

-          Un évènement sociétaire : une promotion, un lancement, etc.

-          Un évènement commercial : un salon, un congrès, une exposition

Par ailleurs, d’autres milieux périphériques peuvent aussi être dynamique en certaines occasions pour réaliser un évènement.

Pensons seulement aux évènements politiques (une campagne électorale) ou à ceux des entreprises (la fête de Noël des employés).  On pourrait allonger la liste sans fin.

-          Le monde de l’évènement n’est pas lié à un secteur d’activité économique.  Il est davantage relié à une façon de voir et de faire.

La capacité d'attraction (3)

1.1.2   La capacité d’attraction

La capacité d’attirer le public visé par l’événement est toujours son premier critère de succès.  De plus en plus, l’événement est perçu comme un élément moteur pour attirer des touristes dans la communauté.  Ce nouveau public a parfois des attentes bien différentes de celles du public local traditionnel et on devra en tenir compte dans les choix du projet (programmation, information, accueil, etc.).

Événement provincial ou national

Événement dont le rayonnement s’étend à l’extérieur de ses frontières par la diffusion de ses activités ou la distribution de ses produits dérivés.

Un événement sportif ou culturel

Événement provincial ou régional

Événement dont la portée des activités est de nature à attirer une vaste clientèle des communautés avoisinantes

Événement local

Événement qui se déroule à l’échelle d’une communauté donnée.

Chapitre 1 L’évèvement (2)

1.1. La définition de l’évènement

Événement

Un événement est une occasion particulière de se rassembler pour célébrer une idée, une cause ou des gens.

1.1.1    Le caractère de l’évènement

Événement ponctuel

Événement unique qui ne se répétera pas.  Il doit faire sa marque au moment où il se produit.

Événement mondial ou d’actualité

Événement récurrent

Événement qui revient sur une base régulière (chaque année, tous les deux ans, etc.).  Il doit constamment chercher à se renouveler tout en conservant sa nature propre.

Événement estival ou hivernal

Événement itinérant

Événement mobile qui se déplace d’un territoire à un autre et qui entraîne généralement une lourde logistique de tournée.

Un événement international ou national

Un lexique de base (1)

-       Les termes projet ou évènement sont utilisés indifféremment dans cet ouvrage.  Toutefois, un projet peut désigner à l’occasion un évènement en devenir.

-       Le terme organisateur d’événement est une expression utilisée pour désigner ceux qui travaillent à la réalisation d’un événement et les distinguer de ceux qui le conçoivent.  L’expression réalisateur sera aussi utilisée à l’occasion pour différencier les organisateurs des concepteurs.

-       Les termes leader ou promoteur sont utiliser sans distinction et désignent les instigateurs du projet, les propriétaires de l’idée.  Ils incarnent «l’âme du projet» et occupent souvent des fonctions de direction.

-       Les termes dirigeant ou équipe de direction sont utilisés sans démarcation.  Ils désignent les cadres supérieurs et les cadres intermédiaires qui forment habituellement l’équipe des directeurs de l’organisation.

-       Le terme gestionnaire est largement utilisé pour désigner tous les cadres de l’organisation incluant l’équipe des directeurs mentionnée ci-dessus.  Les expressions organisateur-gestionnaire ou gestionnaire-responsable sont des fantaisies de l’auteur pour désigner ces mêmes personnes.

-       Le féminin et le masculin sont utilisés sans préjugés, même si dans les faits, lle féminiser l’emporte souvent en nombre sur le masculin dans l’organisation d’un événement !

Le management d’évènement (1)

Organiser un évènement, c’est d’abord gérer la créativité.  L’évènement doit sortir de l’ordinaire.  Il cherche habituellement à être nouveau, original, inusité et de qualité.  Il fait toujours appel à la création, à l’innovation et à l’audace.

Organiser un événement, c’est gérer une aventure créative et vivante.

Un évènement mort-né c’est :

-       un mauvais concept ou une commande de départ mal définie;

-       un consensus des leaders ou une complicité d’équipe trop fragile;

-       une organisation mal structurée ou un pouvoir de décision ambiguë;

-       une planification sans exception.

Un évènement vivant, c’est : 

-       la force d’attraction du concept et la qualité du produit;

-       le leadership des dirigeants et la cohésion de l’organisation;

-       la capacité de s’organiser et de communiquer son projet.

Gérer un projet évènementiel, c’est d’abord gérer la créativité.  Mais n’oublions pas que,  pour faire vivre une bonne idée, il faut une organisation.  C’est l’organisation qui est vivante et non l’idée.

Une idée sans organisation est un projet mort-né, mais une organisation sans idée tourne en rond.

Le leader sait entraîner et encourager les membres de son organisation.  Il valorise l’effort et l’excellence en tout temps et fait preuve de reconnaissance au bon moment.  Il sait être à l’écoute de son monde et respecter le rythme de son organisation, car il a à cœur l’amélioration de la vie professionnelle de ses gens pour le bien-être du projet.

Le maître est la personne qui dirige le projet avec poigne.  Il aime discuter, mais quand vient le temps de prendre les décisions, il agit avec détermination.  Il maîtrise ce qu’il fait et sait où il s’en va.  Il commande aux destinées du projet.  C’est une personne respectée, car on lui fait confiance.

La nuance entre ces deux rôles est importante.  Une organisation a besoin d’un bon leader et un projet aura toujours besoin d’un grand maître et non l’inverse.  Chercher à maîtriser son organisation est une grave erreur, tout comme assurer seul le leadership ne sera pas suffisant pour mener le projet à terme.

La symbiose de ces deux rôles, qu’ils soient assumés par une même personne ou par in groupe restreint, est un gage de succès pour tout évènement.

Les présentateurs : du bagou, S.V.P. ! (57)

Ils seront choisis pour leur aisance à s’exprimer devant un public, leur talent de conteur, leur bon jugement et leur lien avec la personne fêtée.  Ces présentateurs seront le miroir de sa vie jusqu’à présent.  Par exemple :

1. Les étapes de la vie : enfance, adolescence, jeune adulte, adulte, mitan de la vie, vieillisse.  Selon l’âge de la personne, des anecdotes de son enfance pourront être racontées par un parent, un frère ou une sœur; l’adolescence par un ami; la période de la vingtaine par un ancien colocataire; la vie adulte par ses enfants, son ou sa conjointe).

2. Ses différents univers : amis, amour, travail, famille élargie, études, loisirs, sports, vacances, vie associative.  Se succèderont au micro : un ou des amis, le ou la conjoint(e), les enfants et/ou les parents, un collègue, un membre de son équipe de hockey ou d’un organisme où la personne fait du bénévolat.

3. Ses passions : associer un présentateur par thème, qui racontera les passions et hobbies de la personne fêtée.  Par exemple, faire alterner les propos d’un fidèle compagnon de voyage, d’un acolyte de bingo, de cinéma ou de sport, d’un complice gastronome avec qui la personne a fait le circuit des meilleurs restos, d’un comparse avec qui elle a écumé les bars de la ville.