Comité finances 3 (34)

Négociation des couvertures d’assurance requises pour les fins de l’événement

Pour un événement de courte durée, il est possible d’obtenir une extension de votre police d’assurance régulière pour peu de frais.

Acquittement des factures

Vous devez récupérer toutes les factures des comités et émettre un chèque pour chacune des dépenses encourues.

Préparation du rapport financier final

Assurez-vous d’avoir entre les mains toutes les factures ainsi que vos formulaires vous permettant de toucher les subventions gouvernementales afin de préparer votre rapport final.  Sinon, prévoyez des provisions pour combler les sommes restantes à entrer.  Négociez l’obtention de l’ensemble des subventions gouvernementales avant la présentation du rapport final.

Rapport final du comité

Le comité finances doit livrer les informations suivantes :

-          mandat;

-          subventions reçues;

-          rapport financier;

-          atteinte des objectifs.

Comité Finances (32)

C’est le comité le moins impliqué dans l’action.  Vous devez pouvoir prendre du recul face aux attentes du comité organisateur, afin de pouvoir évaluer les dépenses avec justesse.

À la fin de l’opération, tout le monde vous sera reconnaissant d’avoir permis au comité organisateur de «garder les pieds sur terre».

NOTE : Ce comité peut être regroupé avec le comité financement.

Formation du comité

Étant donné la nature particulière de votre mandat, votre comité sera restreint.  Il est même possible que vous en soyez le seul membre.

Conception d’un mode de contrôle des revenus et des dépenses

Référez-vous au budget du congrès précédent pour vous guider dans vos opérations financières.

En cours d’organisation, sensibilisez vos collègues à respecter leurs estimations.  À chacune des réunions du comité organisateur, faites un retour sur le budget car des finances saines sont garantes du succès de votre congrès.

Préparation d’un budget global

Une fois que tous les comités vous auront remis leur budget, vous pourrez constituer votre budget global.  Vous pourrez ajouter 15% par année forfaitaire pour les imprévus.  Ceci représentera votre budget.

Comité finances 2 (33)

Ouverture d’un compte de banque

Pour ouvrir un compte de banque, il suffit d’obtenir auprès du comité organisateur et/ou de votre organisme hôte, une résolution vous autorisant à ouvrir un compte en banque au nom du congrès.  Cette résolution doit indiquer le nom des signataires des chèques.  Normalement, le président, le directeur du comité financement et le directeur du comité finances sont habillés à signer, tandis que le coordonnateur agira comme signataire suppléant.

Constitution d’un fonds de départ

Le fonds de démarrage d’un congrès est généralement le produit d’un emprunt ou d’une marge de crédit.  Il peut être fourni par l’organisme qui est à l’origine de la tenue de l’événement, par le ministère responsable ou par un organisme oeuvrant dans le même domaine.

Instauration d’une petite caisse et d’un comptoir de change au secrétariat du congrès

Prévoyez un montant suffisant pour de petits achats ou certaines dépenses imprévues.

Lors d’un congrès international, prévoyez aménager un comptoir de change sur place.

Gestion des différents crédits et taxes pour les participants étrangers

Agence de douanes et du revenu du Canada

Programme de remboursement aux visiteurs

Centre fiscal de Summerside

Pièce 104

275, ch. Pope

Summerside (Î.-P.É)

Canada C1N 6C6

Téléphone : 1-800-668-4748 (au Canada)

                        (902) 432-5608 (de l’extérieur du Canada)

Courriel : visitors@ccra-adrc.gc.ca

Internet : www.ccra-adrc.gc.ca/visiteurs

Comité Transport 3 (31)

Confection des enseignes d’identification des véhicules

Lors de navettes ou de circuits touristiques, assurez-vous que vos participants puissent rapidement identifier leur véhicule.  Lors de congrès internationaux, regroupez vos délégués selon la langue parlée afin d’offrir un service de guide approprié.

Confirmation du nombre de passagers par véhicule

Respectez les délais pour toutes modifications au choix du véhicule initial dans le cas d’une augmentation ou d’une diminution de participation.

Location d’un véhicule de messagerie

Lorsque votre activité se déroule sur plus d’un site ou que vous avez plusieurs invités spéciaux à encadrer, un véhicule de messagerie demeure une bonne acquisition pour le comité organisateur.  Il peut parfois être recommandé pour un événement majeur.

Rapport final du comité

Le comité transport doit livrer les informations suivantes :

-          liste des déplacements organisés;

-          nombre de personnes par déplacement;

-          contrats;

-          rapport financier.

Comité Transport 2 (30)

Détermination des moyens et véhicules de transport

Le transporteur devra être en mesure d’offrir le nombre de véhicules requis au meilleur coût possible.  Il n’y a pas de manière unique de procéder.  Il n’y a pas de manière unique de procéder.  Selon les situations, les meilleures propositions peuvent devenir des automobiles, des taxis ou des services de limousine.

Rédaction d’un devis de transport

Sélectionner un ou des transporteurs par l’envoi de soumissions.

Celles-ci doivent inclure :

-          nombre de passagers estimé pour chacun des déplacements;

-          adresses des lieux d’embarquement et de débarquement;

-          heures de départ et de retour;

-          trajet durée totale de chacun des déplacements;

-          type de véhicule pour lequel cette soumission est demandée;

-          montant forfaitaire;

-          exigences de compagnie;

-          disponibilité des guides;

-          assurances.

Signature des contrats avec les transporteurs

Il est judicieux de conclure une entente avec le ou les transporteurs.

Chaque transporteur a une politique d’annulation et des exigences à respecter.  Cette précaution vise à empêcher le paiement de frais de transport inutiles pour votre organisation.

Dans le cas de congrès internationaux, il est suggéré de transiger avec une agence de voyages et/ou une compagnie aérienne pour faciliter la gestion des déplacements aériens ainsi que du prolongement de séjour et des modifications de trajets.  Une emplacement réservé à l’agence de voyages sur le lieu du congrès est recommandé afin de régler au fur et à mesure les problèmes des participants.

Comité Transport (29)

La qualité des moyens de transport ainsi que le respect des horaires sont des éléments très importants de votre événement.  Votre travail à prévoir et à fournir les meilleures conditions de transport possibles, depuis l’arrivée des participants jusqu’à leur départ.  Vous travaillerez en étroite collaboration avec le comité des activités sociales et vous devrez être en mesure de vous ajuster aux demandes et aux changements qui surviendront pendant toute la durée de l’événement.

Formation du comité

Votre équipe doit être choisie en tenant compte de l’expertise et de la disponibilité de vos membres.

Préparation des estimations budgétaires du comité

Vous devez faire une évaluation réaliste de vos besoins et des coûts qui s’y rattachent.  En cours d’organisation, il sera important de respecter vos estimations.

Rédaction du plan des besoins estimés en transport

Les besoins en transport peuvent inclure :

-          navette entre l’aéroport et l’hôtel;

-          navette entre l’hôtel et les autres lieux d’activités;

-          transport relié aux circuits touristiques ou aux tours de ville.

Politique d’accueil des invités spéciaux aux aérogares et aux hôtels

Prévoyez mettre sur pied un service de navette ou un service de limousine que vos invités se rendent au site du congrès.

Déléguez du personnel de votre comité pour qu’il puisse accueillir vos invités spéciaux.

Prévoyez également un centre général et permanent d’accueil avec du matériel d’information et de présentation audio-visuelle.

Information sur les plans congrès des compagnies aériennes

Les compagnies aériennes offrent un plan congrès destiné à tous les événements d’envergure.  En enregistrant votre activité à ce plan, vous permettez à tous vos congressistes et leur accompagnants de profiter d’une réduction variable sur le plein tarif.

Premièrement

Le comité organisateur doit contacter la compagnie aérienne de son choix pour vérifier son éligibilité et le plan congrès qui correspond le mieux à sa clientèle.  Par la suite, vous devrez enregistrer votre événement auprès de la compagnie en remplissant un formulaire d’inscription.  Le transporteur vous remettra un numéro d’événement avec lequel vos congressistes pourront réserver les billets.

Les compagnies possèdent un numéro de téléphone sans frais pour l’enregistrement de l’événement.  De plus, les lignes offrent un numéro à l’usage exclusif des comités organisateurs pour enregistrer leur événement.

Deuxièmement

Les délégués pourront faire des réservations individuelles en appelant directement au Centre de réservations du transporteur, en mentionnant le numéro d’événement.  Selon la compagnie aérienne retenue, le comité organisateur et les congressistes pourront bénéficier d’autres avantages offerts tels que : documents d’information, service de billetterie par la poste, etc.

Pour les congrès internationaux, il est intéressant d’avoir plus d’un transporteur officiel.

Comité Activités sociales 4 (28)

Confection des plans de table et d’aménagement des salles

Une attention toute particulière doit être apportée aux places qu’occuperont les invités spéciaux aux tables d’honneur.  Informez-vous de l’ordre de préséance des invités, de leur provenance, de leurs intérêts communs, etc.

Assurez-vous de bien identifier les tables (table d’honneur, tables numérotées).

Affichez des plans de table à l’entrée de la salle pour faciliter l’accès des convives.

Lorsqu’un repas met en présence plusieurs convives, optez pour des tables rondes pouvant accommoder huit (8) à dix (10) convives.  Des tables de 5’ accueilleraient 8 à 10 convives et 10 à l’étroit; des tables de 6’ accueilleraient 10 convives à l’aise et 12 à l’étroit.

Réservez suffisamment d’espace pour le plancher de danse et la scène pour les musiciens.

Le système de son d’appel public de la salle où se déroule votre activité ne conviendra pas nécessairement à l’usage que vous projetez en faire (discours, conférence, chant, musique de danse, discomobile, etc.).  Consultez un technicien de son.

Confirmation du nombre de convives ou de participants par activité

Respectez cette consigne car les fournisseurs pourraient vous facturer pour plus que le nombre de convives ou de participants prévu ou ne pas avoir préparé les quantités suffisantes.

Rapport final du comité

Le comité des activités sociales doit livrer les informations suivantes :

-          liste des activités réalisées;

-          nombre de participants pour chacune d’elles;

-          budget;

-          liste des fournisseurs utilisés;

-          liste des fournisseurs utilisés.