Le cahier d’organisation : ne partez pas sans lui !
Selon la taille de l’évènement,
il peut être utile de monter un cahier d’organisation. Dans les premières pages, dressez une
liste de choses à faire («to-do-list», en choisissant parmi toutes les démarches
décrites dans ce chapitre celles qui conviennent à votre évènement. Pour approfondir chacun de ces démarches, glissez
des feuilles mobiles dans un cartable à anneaux ainsi que des séparateurs
identifiés pour chaque élément (Budget, Lieu, Thème, Menu, Déco, Invités,
Textes, Musique, Animation, Déroulement).
Inscrivez chaque semaine toutes les opérations et leurs préalables,
les dates critiques et les personnes responsables (pour éviter le fameux
«Ah, je pensais que c’était toi qui faisais ça…»). Cela permet de contrôler la coordination
entre les intervenants, de responsabiliser les gens, de minimiser les imprévus
et de prévoir le temps nécessaire à l’organisation. Mettez-les à jour continuellement et
faites-en la distribution régulièrement.
Ajoutez-y des pochettes pour rassembler en un même document tous les
dépliants, factures et autres papiers pertinents. Pour égayer le tout, choisissez un cartable
avec une pochette transparente sur le dessus, dans laquelle on insère une photo
de la personne fêtée ou un montage maison imprimé sur une feuille 8½ x 11. Sinon, un simple cahier à spirale agira à
titre de cahier d’organisation : l’important est de ne pas vous éparpiller
et de concentrer les résultats de vos actions dans un même document.
