Conception du formulaire de
pré-inscription au congrès et aux activités sociales
Le formulaire de pré-inscription doit être précis afin de
compléter les ententes avec vos fournisseurs de services (voir exemple
ci-inclus).
On devrait y retrouver :
-
date et lieu du
congrès;
-
thème du congrès;
-
liste des conférences
et des conférenciers en y laissant un espace pour inscrire les 1er
et 2e choix;
-
activités spéciales
avec un 1er et 2e choix (banquet, dîner-causerie,
activité pré, para et post congrès);
-
type d’habillement
proposé selon l’activité et la température à cette période;
-
frais d’inscription
au congrès et aux activités spéciales avec prix réduits pour les inscriptions
hâtives;
-
date limite
d’inscription;
-
coordonnées de la
personne-ressource pour toutes informations supplémentaires sur le congrès.
Dans le cas de congrès internationaux, mentionnez le taux
de change, le climat et les spécialités alimentaires.
Expédition du formulaire
d’inscription aux futurs participants
Cet envoi devrait se faire en collaboration avec les
comités communication et activités sociales pour que les congressistes puissent
recevoir en même temps toutes les informations pertinentes au déroulement du
congrès :
-
formulaires
d’inscription au congrès;
-
formulaires
d’hébergement;
-
programme de
conférences;
-
programme des
activités sociales et para-congrès;
-
dépliant de la
région;
-
carte de la ville.
Vérifiez les délais d’impression pour établir votre date
d’envoi. La date limite des inscriptions
devrait être fixée en tenant compte des délais exigés par vos fournisseurs
(chambres d’hôtel, restauration, activités parallèles au congrès, etc.) et de
votre stratégie de relance dans le cas d’inscriptions retardataires.
Au plan international, prendre en considération les
délais importants de la poste. Fournir
également certains renseignements sur le climat, la réglementation nationale en
matière de devises, les passeports, les visas, la vaccination, les pourboires,
le décalage horaire, etc.
Confection de la liste des
participants aux différentes activités du programme
Cette étape préparatoire est importante puisqu’elle
facilitera vos inscriptions.
Achat de cadeaux et souvenirs
Vous devez identifier, avec les comités concernés, les
personnes à qui seront remis des souvenirs (conférenciers, président, délégués,
accompagnants, etc.) et établir les budgets associés à cette dépense.