Pour faire votre choix du ou des lieux de votre
événement, établissez quelques critères pertinents pour la réussite de votre
activité, tout en tenant compte du profil de vos participants. À titre d’exemple :
-
qualité et quantité des chambres et suites;
-
dimension, aération, sonorisation et éclairage
des salles de réunion et de banquet;
-
équipement technique disponible;
-
la tarification;
-
disponibilité et courtoisie du personnel;
-
qualité de la restauration;
-
politique de réservation et d’annulation;
-
disponibilité des autres services;
-
capacité de s’ajuster à la hausse ou à la baisse
de l’achalandage;
-
accessibilité pour les personnes à mobilité
réduite.
Selon les lieux d’hébergement, la saison et les jours de
la semaine, les tarifs peuvent varier.
De plus, certains établissements offrent gratuitement des chambres ou
suites au prorata du nombre de chambres louées.
Les salles de réunion ainsi que les salons peuvent également être
gratuits ou payants selon le nombre de chambres louées.
Visite des établissements
Spécifiez bien vos besoins au directeur de
l’établissement lors de la rencontre.
Demandez un résumé écrit des ententes établies lors de votre visite
ainsi qu’un estimé des coûts liés à la réalisation de l’activité.
Assurez-vous de présenter les mêmes besoins à chacun des
intervenants afin de faire votre choix basé sur les mêmes informations.
Choix final des établissements
Après avoir fait votre choix, contactez chacun des
intervenants concernés pour les aviser de votre décision. Vous pourrez par la suite procéder à la
signature des contrats ce qui officialisera votre démarche et protégera les
deux parties.
NOTE : Prenez le temps de lire attentivement toutes
les clauses du contrat, en particulier celles qui sont inscrites en plus petits
caractères. Si certaines clauses, vous
apparaissent confuses, n’hésitez pas à poser vos questions et, au besoin, à les
faire préciser par un ajout à l’intérieur de votre contrat ou entente.
Réservations tentatives d’un bloc de chambres
Les lieux d’hébergement ont une politique précise de
confirmation de chambres. Bien qu’il n’y
ait pas encore d’obligation de votre part, il faut toutefois être réaliste dans
le nombre de chambres désirées.
En plus des chambres réservées pour l’ensemble des
participants, n’oubliez pas de réserver un bloc de chambres pour votre bureau
de direction, conseil d’administration, commanditaires officiels, comité
organisateur, invités spéciaux et conférenciers.
Élaboration d’une politique d’occupation des suites
Listez vos invités prestigieux (président, conférenciers,
commanditaires majeurs) et assurez-vous que vous aurez suffisamment de suites
pour pouvoir les accueillir.
Détermination des aménagements physiques des lieux
réservés pour les sessions de travail
Aménagez vos salles en fonction du nombre de participants
anticipés et du genre de discussions. Assurez-vous qu’il reste suffisamment d’espace
pour circuler entre les tables ou les allées de chaises. Une bonne aération est aussi requise.
Dans votre choix d’aménagement, tenez compte des besoins
en équipement technique de vos conférenciers lors de leur présentation.
Dans
le cas d’un séminaire ou d’un colloque, prévoyez installer des tables car vos
auditeurs auront à prendre des notes.
Estimation
des besoins en équipement technique
Faites
une liste du matériel à prévoir en collaboration avec le comité thématique et
vérifiez la disponibilité du matériel au site où se déroule votre
événement. Informez-vous si l’équipement
est mis à votre disposition sans frais ou en location.
Dans
le cas d’un événement multilingue, aménagement des équipements de traduction
simultanée pour les travaux du congrès
Prévoyez :
-
un espace suffisant
pour l’installation des cabines d’interprétation avec un service d’eau;
-
un emplacement à
l’entrée de la salle pour remettre les écouteurs aux participants;
-
une salle de repos pour
les interprètes.
Conception
des formulaires de réservation d’hébergement
Si vous transigez avec un (1) ou deux (2) hôtels, optez
pour des réservations individuelles des participants. Vérifiez si l’hôtel retenu possède déjà un
formulaire de pré-inscription sinon en concevoir un.
Si vous avez retenu plus de deux (2) établissements
hôteliers, nous vous suggérons de transmettre, nous vous suggérons de
transmettre, avec la liste des hôtels, un plan de la ville indiquant la
distance entre les hôtels et le lieu de rencontre.
Il est alors préférable de centraliser les
inscriptions. L’OTCQ et certaines
agences réceptives offrent le service de centrale d’hébergement qui a pour but
de vous supporter dans votre recherche d’hébergement et par la suite de faciliter
les réservations de chambres de vos congressistes. Pour plus de détails, consultez l’annexe «Les
services aux congrès de l’OTCQ, centrale d’hébergement».
Montez votre propre formulaire de réservation en y
inscrivant l’adresse de retour et le nom de la personne responsable des
réservations (voir formulaire type).
Pour toute information supplémentaire, voir en annexe les fiches types
de réservations.
Il est préférable de rassembler les participants au même
endroit ou dans des établissements à proximité du lieu de l’événement. Sinon, prévoyez des systèmes de navettes
entre chacun des sites afin de faciliter la participation de vos invités.
Expédition des formulaires aux
congressistes potentiels
Conjointement avec le comité secrétariat, planifiez faire
l’envoi de votre formulaire de réservation, le plus tôt possible.
DAns le cas des congrès internationaux individuelles,
n’oubliez pas de faire des réservations pour vos invités spéciaux (votre
conseil d’administration, votre conseil exécutif, vos commanditaires, vos
conférenciers ainsi que vos invités de marque).
Assurez-vous de pouvoir transmettre votre liste à temps.
Pour les réservations de groupe, fournissez la liste des
participants à chacun des hôtels désignés pour faciliter l’accueil de vos invités.
Confirmation aux rétablissements
du nombre de chambres réservées
Elles peuvent être garanties jusqu’à quelques semaines
avant l’événement et ensuite remises en vente au public. Le nombre de chambres laissées vacantes peut
également être facturé au comité organisateur.
Informez-vous et agissez avec réalisme si vous ne voulez
pas que le coût des chambres non
utilisées vous soit imputé.
La plupart des établissements hôteliers exigent que les
réservations soient garanties par un numéro de carte de crédit reconnue ou par
le paiement anticipé d’une nuitée. Si
certains ne peuvent se présenter, ils perdront l’équivalent de leur dépôt.
Expédition des confirmations de
chambres aux congressistes
Dans le cas de réservations individuelles, il est
souhaitable de laisser à l’établissement hôtelier le soin de confirmer les
chambres aux congressistes.
Dans le cas d’une centralisation des réservations, le
comité organisateur doit confirmer les réservations de ses participants.
Aménagement des salles
Il existe différents styles tels que démontré dans les
pages qui suivent. Chaque hôtel peut
vous fournir les capacités de salles en fonction des divers aménagements.
Rapport final du comité
Le directeur du comité hébergement, salles de réunion et
équipements techniques doit livrer les informations suivantes :
-
évaluation des
établissements hôteliers;
-
rapport de
réservations de chambres et de nuitées.
