Cette
phase correspond à la période d’occupation du lieu de l’événement (début du
montage des installations, exécution de l’événement et fin du démontage des
installations). C’est précisément à ce
moment-ci que l’on doit démontrer toute sa force d’organisateur, car le danger
de perdre la maîtrise de son événement est plus réel que jamais pendant cette
période critique.
Dès
le début du montage, la dynamique de travail change. Les liens d’autorité devront être remaniés
pour assurer le bon déroulement de l’événement, et ce, peu importe les
difficultés de parcours. Voir au bon
déroulement de l’événement et répondre aux urgences sont deux rôles bien
différents qui ne peuvent être assumés par la même personne durant cette
période. Ainsi, le directeur de la
logistique deviendra le grand patron pendant les périodes de montage et de
démontage. Il cédera son rôle au
régisseur qui coordonnera tout le déroulement des activités au moment de leur
diffusion. Le directeur général sera
plus en retrait pour être prêt à répondre aux urgences, encourager les équipes
de travail et jouer son rôle de relations publics en tout temps.
Pour
réussir son projet du premier coup, il faut mettre toutes les chances de son
côté en organisant une répétition ou une simulation dans les jours précédant
l’ouverture, comme il est de pratique courante au théâtre (la générale
publique, la première). C’est un détour
que vous ne regretterez pas. Il permet
de tester le produit et son organisation pour corriger rapidement les lacunes
et éviter que l’ouverture de l’événement ressemble à une répétition
générale. Cela est d’autant plus valable
pour les événements ponctuels de courte durée qui n’ont aucune chance de
reprise. Dans le milieu des arts de la
scène, la tradition veut qu’une répétition difficile soit gage d’une première
réussie !
Pendant
cette phase d’exécution, il est souhaitable de mettre en place une «salle des
commandes» pour coordonner l’ensemble des opérations. Il s’agit du centre névralgique de
l’événement, situé dans un lieu à l’écart des activités, mais auquel tous les
réseaux et moyens de communication sont rattachés.
C’est
de là que partiront les directives générales qui s’adressent à l’organisation
ou au public. C’est aussi le point de
contact pour toutes les autorités (police, pompiers, travaux publics,
etc.). Toutefois, ce centre sert de
soutien aux gestionnaires qui courent partout sur le terrain et ne doit
absolument pas chercher à les remplacer.
Le centre des opérations (ou salle des commandes) est un centre
d’information, non un centre décisionnel.
Qui
communique avec qui ? On doit également
établir clairement les lignes de commandement en cas d’urgence pour, ainsi,
éviter d’appeler trois ambulances pour la même fracture. Toute urgence n’est pas de même nature,
certaines se planifient et d’autres sont plus imprévisibles. Étant donné les centaines de milliers de
personnes qui visitent annuellement le Festival Juste pour rire, il est évident
qu’il y aura des blessés mineurs. La
pluie obligera aussi l’annulation de certaines activités. Ce sont des situations prévisibles que l’on
peut planifier dès le départ. Mais un
record de participation (un beau problème) ou je ne sais quoi d’autre sont des
situations plus difficiles à prévoir.
Pour toute situation d’urgence, un code de procédure doit être préétabli
et connu de tous les membres de l’organisation : le repérage du problème,
l’analyse de la situation, l’évaluation des solutions, la prise de décision et
le suivi.
Durant
cette phase de diffusion, la pression est forte pour abandonner ou simplifier
les politiques et procédures administratives, soi-disant pour répondre à
l’urgence du moment. Ne vous laissez pas
impressionner par de telles menaces et gardez le cap sur le but à atteindre en
respectant les règles du jeu établies.
Au contraire, il faut resserrer l’encadrement des équipes de travail et
le mode de fonctionnement. Par exemple,
les nombreuses petites caisses dilapidées à tour de bras, soi-disant parce
qu’il faut «absolument payer comptant», peuvent faire la différence entre un
succès ou un demi-succès financiers.
Après
l’événement, alors qu’on aimerait bien fêter avec les artistes et, surtout,
dormir un peu, il faut démonter les installations. Soyez vigilant, car les blessures, les vols
d’équipement, les engueulades inutiles sont alors monnaie courante. Le démontage, comme le montage, doit être
planifié méticuleusement pour éviter que vous vous retrouviez seul à ramasser
les chaises toute la nuit. Idéalement,
de nouvelles équipes de travail fraîches et disposes viendront prêter
main-forte aux équipes en place.
N’oubliez pas, surtout, alors que les artistes font la fête, de prévoir
suffisamment de victuailles pour les vaillants techniciens qui continuent de
travailler !
