Responsabilités
Centre nerveux du comité organisateur, vous aurez à gérer
l’ensemble des inscriptions des participants et devez être capable d’avoir une
vue d’ensemble de l’événement.
Toute la dynamique de l’organisation est liée à
l’efficacité des personnes qui animent ce comité. Pour un événement d’envergure, le travail
demandé est tel qu’une structure permanente s’impose.
Formation du comité
Votre équipe doit être choisie en tenant compte de
l’expertise et de la disponibilité de vos membres.
Préparation des estimations
budgétaires du comité
Vous devez faire une évaluation réaliste de vos besoins
et des coûts qui s’y rattachent. En
cours d’organisation, il sera important de respecter vos estimations.
Location des équipements du
secrétariat pour la période d’organisation
Vous aurez probablement à louer ou à acheter un minimum
d’équipement. Vous pouvez également
utiliser les équipements de l’organisme hôte ou d’autres intervenants.
Il est préférable d’avoir recours au micro-ordinateur
pour la correspondance et l’inscription des participants. Il est d’ailleurs possible d’adapter
plusieurs logiciels ou d’acheter certains logiciels de gestion de congrès.
Engagement du personnel pour la
période d’organisation
L’engagement du personnel de secrétariat dépendra des
ressources disponibles au sein de l’organisme ou du comité organisateur, de
l’envergure de l’activité à organiser et de la clientèle cible.
Impression du matériel courant de correspondance
Pour les activités réunissant un nombre important de
participants, il est d’usage, lorsque le budget le permet, d’utiliser une
papeterie spécifique à l’événement.
Reproduisez votre
logo sur les affiches, porte-documents, cocardes, bloc-notes et autres
articles.
Rédaction de la liste et des adresses des congressistes
potentiels
Informatisez votre liste de congressistes potentiels afin
de faciliter les suivis, les envois et l’inscription des participants.
