- Les
grands choix de gestion
Que ce soit pour orienter la mise en place d’un
tout nouveau projet d’événement ou pour soutenir la croissance d’un projet
d’envergure, que l’événement soit ponctuel ou récurrent, ce modèle de gestion
peut s’adapter à tout projet d’événement.
Ce modèle repose sur trois grands choix de gestion
qui auront des répercussions profondes sur l’ensemble du projet. Il est donc impératif que les gestionnaires
qui l’utiliseront comprennent l’étendue de ces choix : un mode de gestion
par projet, une organisation responsable et des outils de gestion intégrés par
champ de responsabilités.
- Un
mode de gestion par projet
La route à suivre pour réaliser un événement
(secteur services) est-elle différente du chemin à parcourir pour réaliser un
projet dans un autre secteur d’activité (secteur infrastructure) ? Existe-t-il une différence fondamentale entre
le concepteur d’un événement et l’architecte d’un édifice ? Chacun n’est-il pas directeur artistique de
son œuvre ?
On l’a dit, gérer un projet événementiel, c’est
d’abord gérer la créativité. Mais la
créativité n’est pas la chasse gardée du monde de l’événement. Il existe des méthodes et des formations
reconnues en gestion de projet, qui, une fois adaptée aux réalités
événementielles, sont utiles pour apprendre à mieux gérer un événement.
Tout au long des chapitres précédents, ce livre a
cherché à faire le pont entre la gestion de projet classique et la gestion
événementielle, car elles sont indissociables.
- Une
organisation responsable
Les organisateurs d’événements ont en réalité
peu d’efforts à faire pour rendre vivante leur organisation. Une organisation est vivante de par la
vitalité des membres qui la composent.
Par surcroît, le milieu de l’événement attire depuis toujours des gens
dynamiques et prêts à relever des défis.
Toutefois, c’est une affaire que de rendre une organisation responsable,
et c’est vous, dirigeant d’événements, qui en détenez la clé. Vous avez en main le pouvoir de déléguer, de
mandater, de réellement responsabiliser ou de dominer abusivement, ce qui est
trop souvent une tendance naturelle.
Ce livre a voulu encourager les dirigeants
d’événements à mettre en place une structure favorable à une organisation
responsable pour ainsi devenir leaders de leur organisation tout en restant
maîtres de leur événement.
- Des
outils de gestion intégrés par champ de responsabilités
Être responsable d’une activité signifie
également gérer le temps et l’argent liés à cette responsabilité. La structure organisationnelle est la source
d’alimentation commune pour la conception de ces outils de base (échéancier,
budget).
Les outils de gestion doivent être accessibles
(langage convivial) pour permettre aux gestionnaires d’agir efficacement dans
les limites de leurs responsabilités.
Ces outils de gestion intégrés devront être actualisés en fonction de
l’évolution du projet. De là,
l’importance de réviser au moins une fois l’an la charte des responsabilités du
projet. Si la base n’est pas totalement
fiable, il est difficile de consolider le tout.
Une application multiprojets
Parler d’un mode de gestion par projet quand on a un
seul projet à gérer peut paraître bizarre.
La gestion par projet commence à prendre tout sons sens quand
l’entreprise gère plusieurs projets simultanément. Si ce mode de gestion est bien établi au
départ, alors il sera facile de repérer la recette. Le cercle s’agrandit, mais le cycle demeure
le même pour chaque projet, petit ou gros.
