Compléter l’organigramme de son événement par le partage
des responsabilités, c’est déterminer qui est responsable de quoi. Ajouter cette dimension à l’organigramme –
qu’on appellera librement la charte des responsabilités – en fait un outil de
gestion extraordinaire.
L’exercice consiste à rattacher à chacune des fonctions
du projet les responsabilités correspondantes.
Il va de soi que les responsabilités ainsi regroupées sous un même
gestionnaire sont de même nature.
L’enjeu est d’assigner un seul responsable par responsabilité. Par ailleurs, plusieurs ressources et décideurs
peuvent être reliés à une même responsabilité.
Il est très utile, quoique laborieux, de faire un tel
exercice dans une organisation, que celle-ci soit en place ou non. Cela exige de poser beaucoup de questions et
de provoquer souvent des remises en question : «Oui, je suis responsable,
mais je travaille très étroitement avec un tel» ou «Non, ce n’est pas moi le
responsable car ce n’est pas moi qui décide.»
Malgré ce genre de commentaires, l’exercice n’est valable que dans la
mesure où l’on réussit à désigner finalement un seul responsable par
responsabilité.
Le partage des responsabilités confirme à chaque
gestionnaire ce qu’il doit faire mais ne lui dites pas comment le faire. Il ne s’agit pas ici de procéder à ces
traditionnelles descriptions de tâches que l’on se donne un mal fou à définir
pour définir pour justifier une fonction et qui nous font souvent perdre de vue
l’essentiel.
Établir la charte des responsabilités complète
l’organigramme que je vous encourage à bâtir pour répondre aux besoins réels du
projet. Trop souvent on l’adapte aux
gens déjà en place pour des raisons historiques ou aux nouveaux venus pour les
attirer.
