Mettre en
place une gestion stratégique du temps
Étape jalon
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Date de début
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Date de fin
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Responsable
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Décideur
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La grande majorité des gestionnaires affirment qu’ils ont
la maîtrise de leur temps. Pourtant, ils
n’ont généralement pas le temps de faire toute ce qu’ils avaient planifié pour
la journée. Leurs priorités sont souvent
décidées en fonction de l’urgence du moment et ils doivent sans cesse s’ajuster
aux priorités de leurs collègues. Tous
sont prêts à tout chambouler pour répondre à un imprévu. Ils se vantent de pouvoir réagir rapidement,
même si cela les éloigne parfois dangereusement du fil conducteur. L’urgence de la journée aura toujours le
dernier mot !
Avec le recul, on se rend compte, souvent, que ces
changements de cap auraient pu être évités si l’on avait fait une meilleure
planification. Les gestionnaires avertis
savent qu’un manque de planification crée inévitablement de nombreuses
frictions au sein de l’organisation.
Tous se disent prêts à investir l’énergie qu’il faut pour améliorer la
gestion du temps, mais ils s’empressent d’en déléguer la tâche à leur
assistant. Très peu, finalement,
suivant et respectent l’échéancier du
projet. Pourquoi ?
Contrôler l’argent est un mal acceptable
pour réaliser tout projet. Maîtriser le
temps du projet est souvent considéré comme une perte de temps.
Un gestionnaire concède assez facilement à l’entreprise
le droit de contrôler l’argent, sachant pertinemment que cet argent ne lui
appartient pas, mais il réagit autrement devant la gestion de son temps. Souvent, le temps n’est pas considéré comme
un «bien collectif» mais comme un «avoir personnel» dans nos organisations.
Malheureusement, le temps ne s’achète pas, et il coûte
toujours plus cher de réaliser tardivement son projet. Réaliser le projet à l’intérieur des limites
de temps imposées est un art qui s’apprend.
La date de la première du spectacle ou de l’ouverture du
festival est généralement décidée dès le départ pour tout projet
événementiel. Il s’agit d’une
caractéristique fondamentale de la gestion par projet : la date de la fin
est fixée très tôt dans le cycle du projet.
Cette échéance ultime crée un stress inévitable avec lequel doit
composer tout organisateur d’événement : «Livrer le show à tout
prix pour la première.»
Tout se passe bien dans la mesure où ce stress est
contenu dans des limites humainement acceptables. Mais quand les fusibles sautent, alors, c’est
la grande noirceur et tout le monde panique.
On se bouscule et on cherche les coupables.
La gestion du temps dans les organisations
événementielles repose largement sur la transmission orale, à l’image de la
pratique en général. Il ne faut pas
négliger l’importance de cette transmission de «père en fils» sans pour autant
s’y limiter. Ne cherchez surtout pas à
remplacer cette culture «naturelle» par un outil de gestion du temps
«virtuel». Changer ces habitudes de
gestion exige un long travail en profondeur de sensibilisation, de formation et
de soutien.
Dans le cas d’un nouveau projet ou d’un projet de moindre
envergure, il est possible de coordonner le temps du projet en se servant
uniquement de sa mémoire. Mais tôt ou
tard, si le projet prend de l’ampleur, vous devrez vous doter d’un outil de
gestion du temps informatisé, qui deviendra un aide-mémoire pour l’ensemble des
membres de l’organisation. Cependant,
que la gestion du temps se fasse de mémoire ou au moyen d’un aide-mémoire
sophistiqué, les fondements sont les mêmes.
Une culture de la gestion du temps doit être introduite
au sein de l’organisation bien avant d’implanter de l’outil de gestion du
temps, si efficace soit-il. Voilà ce que
propose ce chapitre : élaborer une approche stratégique de la gestion du
temps d’un événement.
