Fixation des dates et de la tenue de l’événement à
organiser
Choix des directeurs
Entourez-vous de gens en qui vous avez confiance.
Choix et réservation du site du congrès
Il est prioritaire de réserver de façon tentative les
installations nécessaires pour le bon déroulement de l’événement.
Choix du site d’hébergement :
-
connaître le profil de la clientèle pour offrir le bon
type d’établissement en fonction de la qualité et du coût des chambres;
-
réserver suffisamment de chambres pour le nombre de
congressistes attendus.
Choix des salles de réunions :
-
réserver tentativement le nombre de salles nécessaires
pour l’ensemble de vos activités. Faire
ensuite un choix final et informer les établissements retenus.
Les ententes pourront être
finalisées par les directeurs des comités responsables de ces dossiers.
Réunions du comité
organisateur
La fréquence de vos rencontres
permettra d’assurer le respect des échéanciers.
Étude des prévisions
budgétaires
Étudiez, en collaboration avec le
directeur du comité Finances, les prévisions budgétaires globales en
considérant les revenus et les dépenses pour établir un budget équilibré. Référez-vous au budget du dernier congrès de
votre association pour évaluer vos estimés budgétaires.
Travaillez régulièrement sur le
budget afin d’apporter certaines modifications en cours de route.
Attribution des budgets
aux différents comités
Après avoir défini les revenus et
dépenses, allouez un budget à chacun des comités. À chaque réunion du comité organisateur, il
est important de vérifier si les prévisions sont respectées.
Production d’un
échéancier
Demandez à chaque comité de vous
produire un échéancier.
Répartition générale des
scénarios
Chaque directeur de comité doit
planifier une solution de rechange en cas de problème dans son secteur et en
évaluer les coûts.
Déroulement du congrès
Prévoir une réunion quotidienne de
révision.
Mise en forme et
rédaction du rapport final
Il est très important de rédiger un
rapport final de l’événement pour le siège social régional et pour le prochain
comité organisateur.
Suivi auprès de l’Office
du Tourisme et des congrès de Québec
Après la tenue de votre événement,
faire parvenir une copie du rapport final ainsi que le formulaire d’évaluation
du «Rapport post congrès» à l’OTCQ (exemplaire ci-après annexé). Votre collaboration est primordiale pour
l’amélioration des services d’accueil offerts dans la région.
Remerciements aux
partenaires et fournisseurs
Assurez-vous de n’oublier personne.
