Le comité organisateur a pour mandat de déterminer les
grandes orientations du congrès, de prendre les décisions importantes,
d’approuver les travaux des comités, de coordonner le rythme et le déroulement
des activités d’organisation de chaque secteur, de centraliser toutes
l’information pertinente et enfin, d’assurer le succès de l’activité.
L’événement que vous organisez est important pour vous,
pour votre groupement et pour votre communauté.
Vous devez donc vous entourer d’une équipe dont chaque membre est bien
préparé à relever les défis liés à son champ de responsabilités.
Le président du comité organisateur
Il assume la responsabilité de l’organisation et de la
tenue de l’événement. Il est l’image de
l’événement, il doit jouir d’une bonne réputation dans son milieu pour que
l’événement qu’il préside soit crédible auprès des clientèles visées. Il est également le porte-parole de son
comité, il doit donc être un bon communicateur et, préalablement, déjà connu
des médias d’information. Il aura à
recruter le coordonnateur ainsi que les directeurs de comités.
Le coordonnateur
Il est avant tout le chef des opérations. Il doit concrétiser les attentes du comité
organisateur. Il supervise et facilite
le travail de tous les comités. Il
informe régulièrement le président du comité organisateur de l’évolution de
chacun des dossiers.
Le président coordonnateur
Le président coordonnateur peut également agir comme
coordonnateur et ainsi assumer les responsabilités liées aux deux
fonctions. Plusieurs organisations
adoptent ce modèle. Il est cependant
certain que si votre activité implique un nombre important de participants et
une programmation complexe, ce modèle peut être exigeant pour une seule
personne.
Il doit être omniprésent du début à la fin de
l’opération. Cette formule convient
mieux à un événement plus restreint.
DAns un événement majeur, le départ de cette personne peut causer de
graves problèmes d’organisation car il possède toute l’information.
Les directeurs de comité
Chaque directeur de comité doit constituer sa propre équipe
en tenant compte de l’expertise et de la disponibilité de ses membres. Celui-ci doit également faire une évaluation
réaliste de ses besoins en tenant compte de l’importance de son secteur
d’activités et de l’envergure de l’événement à organiser. Il doit par la suite diriger les travaux de
son groupe et s’assurer que les objectifs définis par le comité organisateur
soient rencontrés.
