Regardons un exemple concret d’une structure
organisationnelle mise en place pour un événement ponctuel et qui illustre le
partage des responsabilités entre les joueurs selon le modèle présenté.
Analysons de plus près l’événement Destination Famille,
réalisé à l’occasion de l’Année internationale de la famille en 1994. Il avait pour mission de présenter aux gens
de La Salle l’éventail des services publics et parapublics offerts à la famille
dans la région.
Cet événement de 3 jours offrait 264 activités réparties
sur la place centrale, dans les 6 ilôts thématiques et à l’extérieur. Plus de 300 personnes ont investi temps et
énergie pour la réalisation de cet événement : 2 promoteurs, un comité
organisateur de 12 personnes, 108 organismes partenaires, 34 commanditaires, 3
permanents assistés de 25 techniciens et plus de 50 bénévoles. Plus de 10 000 personnes ont finalement salué
l’événement.
Dès le départ, il était important pour le coordonnateur
du projet de savoir qui ferait quoi parmi ce large bassin d’intervenants du
secteur public. On trouvait, tout en
haut de la pyramide, les deux promoteurs-décideurs : la Corporation
municipale de LaSalle et la Chambre de commerce régionale. Ils étaient assisté d’un comité organisateur
formé des représentants du cégep, de l’hôpital, du service de police, du centre
d’emploi, des services municipaux, etc.
Ces membres ont tous participé activement à l’événement et à son
financement sous des thématiques familiales complémentaires. Deux autres comités de soutien ont été crées,
l’un pour le financement et l’autre pour la communication. Finalement, l’organigramme établissait bien
le mandat du coordonnateur : la conception, la coordination et la
réalisation de l’événement.
Il aurait été difficile de gérer efficacement l’événement
si ces règles du jeu n’avaient pas été clairement établies au départ. Elles ont permis à chacun de se limiter à son
rôle de décideur ou de conseiller et d’éviter les conflits.
L’organigramme de l’événement présenté au tableau 4.6
peut sembler complexe étant donné le nombre de joueurs. Il est à l’image de bon nombre d’événements
publics.
Résumons avant de poursuivre. Vous avez été invité à bâtir l’organigramme
de votre projet, en désignant les fonctions nécessaires pour le réaliser, et à
déterminer les niveaux hiérarchiques entre ces fonctions. Vous avez complété votre organigramme en
imputant à chaque fonction ses responsabilités pour en faire un outil de
gestion qui responsabilise véritablement.
Il ne vous reste qu’à mettre en place les centres de gestion appropriés
pour faire vivre et évoluer la structure organisationnelle du projet.
