Choix d’un fournisseur en matériel d’exposition
Généralement, le comité de l’exposition confie à des
firmes spécialisées les responsabilités suivantes :
-
aménagement des espaces loués;
-
installation des kiosques ou stands;
-
fourniture du mobilier;
-
identification des kiosques;
-
électricité, eau, gaz;
-
éclairage d’appoint;
-
conception du plan d’aménagement de la salle.
Fixation des coûts de location par unité
Le comité organisateur assume
généralement les frais de :
-
location des salles d’exposition;
-
location de la fourniture électrique
de base;
-
les services de sécurité, d’entretien
et l’assurance responsabilité.
Pour sa part, l’exposant assume généralement
les frais de :
-
location des kiosques;
-
location du mobilier non fourni;
-
location des services techniques;
-
location des services de gardiennage
et de sécurité;
-
location des services douaniers et de
transit;
-
location de tous les autres services
spéciaux;
-
et bien évidemment, le personnel
assigné au stand.
Signature du contrat de location avec le centre
d’exposition ou l’hôtel retenu
Lors de cette transaction,
assurez-vous de fournir :
-
un dépôt de garantie;
-
un dépôt de la preuve d’assurance
selon les montants exigés par les divers établissements.
Vérifiez si les assurances couvrent tout le matériel, si
l’établissement est responsable des bris et vols et si un gardien de sécurité
est sur place la nuit. Sinon, les coûts
d’assurances et de gardiennage pourront être prévus dans le coût global de
location.