Responsabilités
La tenue d’exposition commerciale peut générer des
revenus considérables dans certains congrès.
Répondez le plus possible aux attentes de vos
exposants. Leur satisfaction sera
garante de votre succès.
Formation du comité
Votre équipe doit être choisie en tenant compte de
l’expertise et de la disponibilité de vos membres.
Préparation des estimations budgétaires du comité
Vous devez faire une évaluation réaliste de vos besoins
et des coûts qui s’y rattachent. En
cours d’organisation, il sera important de respecter vos estimations.
Inventaire des sites possibles et visite des lieux
Définissez vos besoins avant de rencontrer les dirigeants
des salles d’exposition. Obtenez de
l’information sur :
-
la dimension de la
salle ou du centre d’expositions;
-
l’équipement
technique sur place;
-
les prises
d’électricité et de téléphone;
-
le voltage;
-
le gardiennage;
-
l’aération;
-
les assurances;
-
l’éclairage et la
sonorisation;
-
l’espace
d’entreposage;
-
la disponibilité des
services connexes (audio-visuel, chariots pour le transport, fleuriste,
accrochage pour décoration);
-
le temps nécessaire
au montage et démontage.
Obtenez par écrits les ententes et propositions ainsi que
les coûts estimés pour la réalisation de l’activité.
Étude des règlements et exigences des sites
Informez-vous des politiques et des conditions concernant
les divers types d’expositions, des normes relatives à la prévention des
incendies, des contraintes syndicales, de la réglementation pour le bruit, de
l’accès pour la livraison, etc.
Estimation du nombre d’exposants
En général, l’espace alloué pour un kiosque est de 10’ x
10’. Cette dimension peut toutefois
varier selon les dimensions de la salle.
Vous devez dans certaines salles respecter une allée réglementaire de 10
pieds de largeur.
En général, la surface nette de vente équivaut à la
moitié de la superficie de la salle d’exposition.
Choix final du centre d’exposition ou de la salle
d’exposition
Les principaux critères de sélection sont :
-
type d’exposition;
-
coût de location;
-
politique de redevance sur la billetterie;
-
clientèle visée;
-
souplesse de fonctionnement;
-
sécurité des exposants et des visiteurs.
