5.1.5 La diffusion (48)

Tableau 5.2 Un rapport d’étonnement sur l’événement réalise

(à remplir individuellement pour préparer la rencontre d’évaluation)

Au cours de ce projet, qu’est-ce qui m’a agréablement surpris ? Au cours de ce projet, qu’est-ce qui m’a désagréablement surpris ? Si c’était à refaire, quelles seraient mes pistes d’amélioration ? Signer et dater

À la fin de cet exercice d’évaluation qualitative, il est facile de transposer les opinions exprimées sous forme de recommandations (voir tableau 5.3).  Ce qui a étonné positivement est certainement ce qu’il faudra conserver la prochaine fois.  À l’inverse, ce qui a été étonné négativement est probablement ce qu’il faudra éviter de refaire.  Finalement, il est souhaitable de tenir compte des suggestions d’amélioration exprimées pour faire mieux la prochaine fois.

Tableau 5.3 Un rapport d’évaluation sur l’événement réalisé

(à compiler collectivement pendant la rencontre d’évaluation)

Quels sont les éléments à conserver ? Quels sont les éléments à éviter ? Quelles sont les priorités d’amélioration ? Signer et dater

Le bilan financier présentant l’état des revenus et des dépenses du projet complète ce rapport d’évaluation.  À cela peut s’ajouter l’analyse des retombées économiques et des répercussions bénéfiques pour la collectivité (sur les plans social, culturel, touristique ou autre).

Enfin, avant de fermer boutique, il est de pratique courante de procéder à l’envoi de lettres de remerciement ou à la remise de plaques souvenirs.  Ces gestes de reconnaissance, fort apprécié, rendent hommage à toutes les personnes qui ont collaboré au projet : administrateurs, équipes de travail, collaborateurs, commanditaires et gouvernements compris.  Ils peuvent faire oublier bien des maladresses de parcours et laissent un agréable souvenir à tous.

On tente parfois d’escamoter la phase de l’évaluation du projet par manque de temps ou d’intérêt.  Particulièrement, dans le cas d’un projet qui s’est déroulé avec difficulté, il est plus facile de se dire au revoir autour d’un vin et fromages que de se dire les vérités face à face pendant une réunion formelle.  Cela est bien dommage, car il s’agit d’une étape d’apprentissage, enrichissante qui permet à chacun d’aborder son prochain défi avec plus d’assurance.

Établir au départ le cycle de vie de son événement est une bonne façon de gagner du temps par la suite.  Si, par manque de temps, vous devez escamoter ou comprimer l’une de ces phases, le fait d’en être conscient vous aidera à faire des compromis éclairés.  Vous devrez quand même trouver la façon de vous rattraper en cours de route, car ces différentes phases doivent être franchies, qu’on le veuille ou non.  Elles ne sont pas étanches, souvent elles s’entrecroisent, mais elles existent.

L’outil de gestion du temps proposé ci-après servira à suivre activement les différentes phases de la réalisation du projet.