Comment établir l’échéancier stratégique de son événement
? Pour bâtir stratégiquement l’outil de
gestion de temps, il faut d’abord recueillir les données nécessaires au suivi
recherché (niveaux stratégiques). Ces
ingrédients de base sont faciles à répertorier si le projet a été bien défini
et si la structure organisationnelle du projet a été clairement établie au
préalable. Dans le cas contraire,
l’exercice provoque inévitablement de longues discussions.
Tableau 5.5 L’échéancier stratégique d’un événement
Étape jalon
|
Date de début
|
Date de fin
|
Responsable
|
Décideur
|
1. Établir
les étapes jalons pour chaque champ de responsabilité.
|
·
Les étapes jalons
Une étape jalon est une activité jugée capitale
pour l’avancement du projet et dont la répercussion est habituellement
multisectorielle.
Détermine les étapes jalons du cycle de vie
de son projet consiste à établir les échéances importantes et à les
compiler. Chaque gestionnaire définit
les décisions cruciales (dates décisionnelles) ou les opérations d’envergure
(dates charnières) qui devraient se dérouler à un moment ou à l’autre dans le
champ de ses responsabilités et qui auront des répercussions marquantes sur
l’avancement du projet.
Un bon exemple est la date de la conférence
de presse du lancement de l’événement.
Même si elle est sous la responsabilité de la direction des
communications, sa répercussion est considérablement dans toute l’organisation
en raison de l’information dévoilée (lieu et date de l’événement,
programmation, commanditaire, matériel promotionnel, etc.). Le jour même de cet événement important, tout
le monde travaille fort, mais personne ne décide quoi que ce soit. Toutes les décisions en ce qui concerne la
date et le lieu du lancement, le scénario et les contenus des communiqués
auront été prises antérieurement. Une
conférence de presse est une date charnière pour toute l’organisation et non
une date décisionnelle.
Le directeur des communications pourrait, par
exemple, résumer ainsi les étapes jalons de la conférence de presse de
lancement :
- adoption du projet (scénario, ressources, budget, etc.)
- adoption du contenu (communiqués, etc.) et révision du
projet
- envoi des invitations
- confirmation des présences
- simulation
- exécution
- évaluation
Bien sûr, on pourrait allonger sans fin la liste des
détails que comporte la tenue d’une simple conférence de presse. C’est le piège à éviter. Restez concentré sur les dates décisionnelles
(adoption du projet et du contenu, etc.) et sur les dates charnières (envoi des
invitations, exécution, etc.). Ce sera
suffisant pour assurer un suivi stratégique de cette opération.