L’enjeu : dévoiler son
événement sans tomber dans un dédale technique.
Plus
la description du projet est précise et colorée, plus elle plaît et fait vibrer
les décideurs. On doit à la fois leur
dire clairement ce que l’on veut faire et leur faire ressentir l’atmosphère que
l’on veut créer.
Soyez
emballant et original, et démontrez la qualité autant dans la présentation de
votre projet que dans l’événement que vous proposez. La description du projet repose sur trois
éléments : le programme général, le contenu descriptif et le calendrier
des activités.
Le personnel général
Le
programme général est la présentation des principaux éléments de la
programmation de l’événement : la thématique et les sous-thèmes, le
concept des journées d’ouverture et de clôture, la définition des catégories
d’activités, le profil des artistes visés, l’approche de l’accueil et de
l’animation du public, etc. Il précise
également les lieux de diffusion et la période d’activité.
Les
décideurs auront en main la trame de fond de votre événement : c’est le
contenu minimal qu’ils veulent et doivent connaître. Attention, cependant ! On oublie parfois de mentionner certains
renseignements pertinents, parce que, pour la personne en charge, ils vont de
soi !
Le contenu descriptif
Si
vos interlocuteurs sont intéressés et si vous possédez l’information, allez-y,
illustrez le programme général avec plus de détails. Par exemple, on peut ajouter des éléments
concrets aux scénarios des journées d’ouverture et de clôture ou dévoiler le
contenu des catégories d’activités.
Toutefois,
tout ce que vous avancez devra être réalisé.
Soyez donc prudent : ne dévoilez pas que ce qu’il est possible de
faire et mettez de côté pour plus tard toutes les bonnes idées non validées. Il vaut mieux en dire moins et en accomplir
plus que l’inverse.
Présentez les activités que vous organiserez plutôt
que les actions opérationnelles que vous exécuterez pour y arriver. La nuance est importante. Par exemple, il ne s’agit pas de préciser les
détails techniques du grand spectacle d’ouverture, mais de vendre le contenu de
cette activité unique. Les décideurs
souhaitent savoir ce que vous voulez faire et non pas comment vous vous y
prendrez pour y parvenir. C’est à vous,
organisateurs, de vous soucier des détails techniques par la suite.
Le contenu descriptif des activités doit ajouter une
plus-value à la présentation du projet.
Il doit être en relation directe avec la présentation du programme
général.
Le calendrier des activités
Le calendrier
des activités schématise chronologiquement toutes les activités annoncées. Quand on le présente, on entend souvent ce
genre de commentaires : «Ah, c’est ça que tu veux dire, ok, j’aime ça
!». Le calendrier des activités est un
outil de présentation tangible et connu.
Tout le monde s’y retrouve, car c’est concret.
Ce calendrier
est cependant beaucoup plus que l’énumération des activités. Il est comme le découpage d’un film :
tout se joue sur une question de rythme.
Combien d’insuccès j’ai vus faire qu’une activité était programmé au
mauvais moment ou sur la mauvaise scène.
En résumé,
la description du projet consiste à présenter le programme général, appuyé par
un contenu descriptif approprié, et à camper le tout dans un calendrier des
activités bien dosé.
