Définissez les
centres de gestion qui sont nécessaires à votre projet. Ayez le souci de regrouper les personnes
adéquates, de donner à celles-ci un mandat clair et de bien orchestrer les
rencontres de ces comités (tableau 4.8).
Tableau 4.8 Les centres et les temps de gestion (exemple type)
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Le centre d’administration environ 6 fois par année (ex. : 1er
lundi 19h)
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Le comité exécutif environ 10 fois par année
(ex. : 2e lundi 17h)
Formé des administrateurs
désignés, ils sont responsables principalement d’adopter les orientations,
les prévisions budgétaires, les états financiers et d’en assurer le suivi.
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Le comité de direction statuaire 1 fois par semaine
(ex. : mercredi matin)
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Le comité de gestion statuaire 1 fois par semaine
(ex. : mardi matin)
par unité de travail
Formés des
gestionnaires désignés, ils sont responsables, entre autres, de proposer les
orientations et les prévisions budgétaires, de planifier, de diriger et
d’évaluer les opérations.
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Les comités du conseil minimum 3 fois par année
(ex. : 1er lundi 17h)
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Les comités thématiques selon les besoins
Formés de spécialistes
choisis parmi les membres de l’organisation, ils sont responsables d’analyser
des dossiers propres à leur champ d’expertise et d’émettre des
recommandations.
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Le comité des citoyens avant, pendant et après le
projet
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Le comité d’honneur avant, pendant et après
le projet
Formés de
personnalités choisies à l’extérieur de l’organisation, ils sont invités à
donner leur point de vue sur des opérations qui les concernent ou à soutenir
publiquement le projet.
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Il est bon de discuter du bien-fondé de tous
ces comités avant de les inscrire à l’agenda de chacun. L’aide-mémoire du tableau 4.9 peut vous aider
à poser les bonnes questions pour déterminer ou améliorer ces courroies de
transmission indispensables.
Tableau 4.9 Un aide-mémoire pour l’évaluation d’un centre de gestion
Quoi ?
Qui ?
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Qui en fait partie et pourquoi ?
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Est-ce que ce sont les bonnes personnes?
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Chacun participe-t-il au même titre (membre à
part entière, personne-ressource, observateur?)
Quand ?
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La fréquence des rencontres correspond-elle
aux besoins (jour, heure, durée)?
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La rencontre est-elle convoquée à l’avance
(par lettre ou par agenda bloqué)?
Comment ?
Le suivi ?
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