Responsabilités
L’essentiel du travail de votre comité consiste à fournir
les meilleures possibilités d’hébergement, de salles de réunion et équipements
techniques. Vos partenaires privilégiés
au sein du comité organisateur sont les responsables des comités secrétariat et
thématique.
Lorsque les gens sont satisfaits de l’hébergement offert
et du confort des sessions de travail, ils abordent les travaux du congrès avec
un meilleur esprit de participation.
Formation du comité
Votre
équipe doit être choisie en tenant compte de l’expertise et de la disponibilité
de vos membres.
Préparation
des estimations budgétaires du comité
Faites
une évaluation réaliste de vos besoins et des coûts qui s’y rattachent. Respectez vos estimés.
Estimation
des besoins pour l’ensemble de l’activité
Définissez
vos besoins avant de rencontrer les dirigeants des infrastructures
d’accueil :
-
nombre de chambres;
-
nombre de salons;
-
nombre et dimensions
des salles de réunions et de banquets;
-
bureau pour le comité
organisateur;
-
salle de presse et de
protocole;
-
équipement
technique : interprétation simultanée, enregistrement des conférences,
projections audio-visuelles, vidéo multistandard, présence d’opérateur pour la
transmission des conférences, éclairage, micros, projection avant ou arrière.
-
Etc.
L’ensemble
des besoins évalués peut influencer la négociation.