Évaluation et inventaire du matériel à concevoir
Tracez le profil de la clientèle-cible de votre congrès
et déterminez les thèmes et les outils promotionnels qui identifieront votre
activité.
Tous les documents promotionnels entourant l’organisation
d’un événement doivent refléter l’image du congrès. La qualité de ceux-ci doit d’abord primer sur
la quantité et la variété.
Certains outils promotionnels peuvent être commandités,
tels que :
-
pochette de promotion;
-
porte-documents;
-
crayons;
-
bloc-notes, etc.
Conception et impression du matériel :
-
papier entête;
-
pochette de promotion;
-
programme préliminaire, incluant les
activités pré, para et post congrès;
-
fiche d’inscription;
-
cocarde ou badge;
-
site Internet, etc.
Si vous n’avez aucune expérience en conception et en
impression de documents, il serait souhaitable de demander à une firme en
communication graphique de préparer votre matériel et de soumissionner auprès
des imprimeries. Advenant un budget
modeste, consultez des étudiants en graphisme ou envisagez un concours.
Expédition de la pochette aux participants potentiels
La pochette d’information expédiée à chacun des
congressistes potentiels contient généralement :
-
le programme préliminaire, incluant la liste des
thèmes retenus, des détails sur l’exposition, etc.
-
la liste des conférenciers et des invités
spéciaux attendus;
-
le formulaire d’inscription au congrès;
-
le formulaire de réservation pour l’hébergement
avec la liste des principaux établissements hôteliers et leurs tarifs;
-
des informations générales sur la ville et la
région.
L’envoi de cette pochette à l’étranger peut être très
coûteux. Négociez des ententes avec les
associations nationales pour qu’elles en fassent la distribution.
Conférence de presse
-
convocation;
-
élaboration d’une pochette de presse;
-
émission d’un communiqué de presse.
Avant de mettre sur pied une conférence de presse, assurez-vous
d’avoir matière suffisante pour convoquer des journalistes. Vous devez avoir une nouvelle à annoncer.
Si, par contre, vous avez de l’information à transmettre
aux médias, il est fortement recommandé de diffuser celle-ci par voie de
communiqué de presse (voir le document communiqué/conférence de presse
ci-inclus).
Communiqué de presse
Les communiqués type ci-inclus vous montrent comment
rédiger votre communiqué pour qu’il soit bien traité par les médias
d’information.
Nomination d’un préposé attaché en permanence aux
représentants des médias durant le congrès
Si vous avez une salle de presse, une personne ressource
doit y demeurer en permanence afin de répondre aux questions se rapportant au
déroulement du congrès.
Elle devrait être familière avec l’ensemble des
journalistes, invités spéciaux et conférenciers de marque afin de les
identifier rapidement.
Ce préposé devrait être bilingue et avoir sous la
main :
-
la liste des journalistes invités pour prendre
leur présence;
-
la liste des invités et conférenciers ainsi que
leur temps de disponibilité et d’allocution.
