Conception d’un programme d’activités pour les
accompagnants des congressistes
Les conseillers en tourisme de l’OTCQ peuvent vous
suggérer des programmes d’activités dans la région. Leur expérience et leur connaissance des
ressources régionales vous permettront de faciliter certaines démarches. Ce service est entièrement gratuit.
Vous devez prévoir les coûts de transport, l’entrée aux
sites et la rémunération des guides.
Garanties sur les quantités
Ne surévaluez pas le nombre de convives à vos repas car
vous risquez d’en payer la note.
Définissez une politique de contrôle des admissions
(billets, insignes, autres) pour éviter les pique-assiettes.
Les restaurateurs préparent normalement plus de plats que
le nombre garanti. Cela peut varier de 5
à 10% généralement selon le nombre de convives.
Les plats ne seront facturés que s’ils sont servis.
Choix du type de spectacle et engagement des
orchestres et artistes
Pour un congrès international, abstenez-vous d’inviter un
monologuiste ou d’organiser un spectacle de chant dans une seule langue.
Réservez longtemps à l’avance les artistes pour les
spectacles. Demandez qu’ils vous
remettent leurs exigences techniques.
Conception et impression des divers cartons d’invitation
et préparation des cartons de place aux tables
De concert avec le comité communication, définissez les
délais d’impression et la date de remise du contenu de chacun des cartons.
