Résumons : bâtissez
l’organigramme de votre événement en précisant d’abord les fonctions de
base requises (premier élément) et en fixant leur interrelation ou les niveaux
hiérarchiques entre ces différentes fonctions (deuxième élément). Ajoutez le partage des responsabilités
rattachées à chacune d’entre elles (troisième élément) pour en faire un véritable
outil de gestion responsabilisant.
Complétez cet exercice par la formation des centres de gestion
(quatrième élément). Vous aurez ainsi
mis en place la structure organisationnelle qui favorise l’organisation
responsable tant recherchée. Offrez aux
membres de votre organisation un soutien en gestion (cinquième élément) selon
leurs besoins et vous obtiendrez des résultats surprenants.
La structure organisationnelle doit reposer sur les
besoins réels du projet et non sur les humeurs de chacun. Tout ajustement trop personnalisé de la
structure risque d’entraîner la duplication et la confusion des rôles dans
l’organisation, sans compter qu’il peut créer des problèmes en cas de
remplacement éventuel. Il sera, en effet,
difficile de trouver le candidat idéale pour une fonction disparate qui a été
créée sur mesure pour une autre personne.
Si les réalités de l’organisation en place ou du recrutement en cours
exigent une adaptation de la structure organisationnelle définie, cela devra se
faire sans perdre de vue ce modèle. Si
les circonstances deviennent plus favorables et permettent des ajustements à la
structure organisationnelle, vous aurez vite fait de réagir pour vous
rapprocher de cet idéal.
La structure organisationnelle, comme tout autre outil de
gestion, doit être actualisée périodiquement selon l’évolution du projet. N’oubliez surtout pas d’informer l’ensemble
des membres de l’organisation chaque fois qu’un changement survient. C’est une simple question de respect pour les
gens avec qui l’on travaille.
Abordez le gestionnaire comme un véritable responsable et
non comme un simple exécutant. Voilà
l’essentiel du message de ce chapitre sur la structure organisationnelle.
