Élaboration d’un plan de
gardiennage et de sécurité
Mettre sur pied un plan affectif jour et nuit pour toute
la durée de l’exposition.
Installation des aménagements et
de la décoration
Prévoyez un délai suffisant pour préparer et démonter
votre salle d’exposition.
Nomination d’un préposé attaché
en permanence aux exposants
Ce préposé, engagé par vous ou par une firme spécialisée,
pourra répondre rapidement aux besoins des exposants et ainsi les mettre en
contact avec les gens concernés.
Réception du matériel
d’exposition en provenance du fournisseur
Informez les fournisseurs des dates où le matériel sera
accepté. Indiquez clairement le lieu de
réception des marchandises.
Lorsqu’un fournisseur vous remettra le matériel,
assurez-vous d’avoir déjà à votre disposition la salle d’exposition car sinon
vous devrez trouver un entrepôt.
Prévoyez un local adjacent à la salle d’exposition afin
d’entreposer le matériel des exposants.
Vous aurez à identifier les boîtes vides durant l’exposition afin de les
remettre aux exposant, une fois l’exposition terminée.
L’embauche d’un transporteur officiel permet de regrouper
les livraisons à un entrepôt avant le montage du salon.
Inspection des lieux par le
service des incendies
Soumettez votre plan d’aménagement à l’établissement pour
approbation. Ainsi vous n’aurez pas de
mauvaises surprises de dernière minute.
Rapport final du comité
Le comité Exposition doit livrer les informations
suivantes :
-
budget;
-
liste des exposants;
-
plans d’aménagement
des salles d’exposition;
-
contrats.
