Confection des plans de table et d’aménagement des
salles
Une attention toute particulière doit être apportée aux
places qu’occuperont les invités spéciaux aux tables d’honneur. Informez-vous de l’ordre de préséance des
invités, de leur provenance, de leurs intérêts communs, etc.
Assurez-vous de bien identifier les tables (table
d’honneur, tables numérotées).
Affichez des plans de table à l’entrée de la salle pour
faciliter l’accès des convives.
Lorsqu’un repas met en présence plusieurs convives, optez
pour des tables rondes pouvant accommoder huit (8) à dix (10) convives. Des tables de 5’ accueilleraient 8 à 10
convives et 10 à l’étroit; des tables de 6’ accueilleraient 10 convives à
l’aise et 12 à l’étroit.
Réservez suffisamment d’espace pour le plancher de danse
et la scène pour les musiciens.
Le système de son d’appel public de la salle où se
déroule votre activité ne conviendra pas nécessairement à l’usage que vous
projetez en faire (discours, conférence, chant, musique de danse, discomobile,
etc.). Consultez un technicien de son.
Confirmation du nombre de convives ou de participants
par activité
Respectez cette consigne car les fournisseurs pourraient
vous facturer pour plus que le nombre de convives ou de participants prévu ou
ne pas avoir préparé les quantités suffisantes.
Rapport final du comité
Le comité des activités sociales doit livrer les
informations suivantes :
-
liste des activités réalisées;
-
nombre de participants pour chacune d’elles;
-
budget;
-
liste des fournisseurs utilisés;
-
liste des fournisseurs utilisés.