Responsabilités
Vous avez la tâche de rentabiliser l’événement. Vous devez donc négocier avantageusement avec
les organismes fournissant de l’aide, les commanditaires et contrôler chacune
des démarches requises.
Le budget proforma pourra être respecté dans la mesure où
votre évaluation des revenus et dépenses est réaliste.
NOTE : Ce comité pourrait être regroupé avec le
comité finances.
Formation du comité
Votre équipe doit être choisie en tenant compte de
l’expertise et de la disponibilité de vos membres.
Préparation des estimations budgétaires du comité
Arrivez à un budget équilibré en maximisant les dépenses
et en minimisant les revenus. Il sera
important de respecter vos estimés.
Estimation et fixation des besoins de financement
Votre financement proviendra de deux (2) principales
sources : d’une part des frais d’inscription des participants et d’autre
part de la publicité, des programmes d’aide, des commanditaires et de
l’exposition (s’il y a lieu).
Ne surévaluez pas les revenus dans l’élaboration de votre
budget, soyez réaliste plutôt que trop optimiste.
Détermination des frais globaux
d’inscription
Déterminez les frais d’inscription selon les activités
prévues au programme, le nombre ainsi que le type de participants :
-
délégués;
-
accompagnants;
-
exposants;
-
observateurs.
Offrez un tarif réduit pour les inscriptions hâtives.
Identification et sélection des
aides potentielles
Prenez en considération les liens avec votre clientèle
pour l’obtention de commandites. Par
exemple : des compagnies pharmaceutiques pour le congrès de l’Association
des pharmaciens.
Vous trouverez une liste non exhaustive d’organismes
offrant des programmes d’aide aux congrès dans la section «Pour en savoir
plus».
Élaboration d’une stratégie de
sollicitation des aides potentielles
Un dossier complet doit regrouper les éléments
suivants :
-
profil de
l’organisme;
-
type de commandite;
-
type d’événement;
-
impact de
l’événement;
-
montant sollicité;
-
rentabilité.
Voir le document «La commandite» ci-inclus.
Sollicitation et rencontre avec les commanditaires
Choisissez, au sein de votre comité, celui qui aura le
plus d’influence et de poids pour présenter le dossier.
Évaluation, inventaire et impression du matériel à
concevoir
Vous aurez à concevoir du matériel pour afficher le nom
de vos sources de financement.
Prévoyez-le à votre budget. Par
exemple :
-
des cartons sur les tables;
-
des banderoles;
-
le verso du billet du banquet, etc.
Confection des scénarios de présentation et de
remerciements lors des activités
Lors de la préparation de vos présentations officielles,
vérifiez si vos invités spéciaux seront présents ou s’ils ont prévu déléguer
quelqu’un d’autre à leur place.
Remettez au maître de cérémonie, quelques heures avant la
présentation, la liste révisée des commanditaires qu’il aura à mentionner.
Élaboration d’un mode d’évaluation du taux de
satisfaction des commanditaires
Assurez-vous que les ententes ont été respectées et
appréciées par les deux parties. Si non,
vérifiez quelles pourraient être les solutions pour qu’une prochaine fois, ils
trouvent un intérêt à s’impliquer dans votre dossier.
Rapport final du comité
Le directeur du financement doit livrer les informations
suivantes :
-
liste des programmes d’aide, des commanditaires
et collaborateurs;
-
frais d’inscription;
-
liste des subventions reçues;
-
évaluation du taux de satisfaction;
-
copies des demandes de subventions.
