La qualité des moyens de transport ainsi que le respect
des horaires sont des éléments très importants de votre événement. Votre travail à prévoir et à fournir les
meilleures conditions de transport possibles, depuis l’arrivée des participants
jusqu’à leur départ. Vous travaillerez
en étroite collaboration avec le comité des activités sociales et vous devrez
être en mesure de vous ajuster aux demandes et aux changements qui surviendront
pendant toute la durée de l’événement.
Formation du comité
Votre équipe doit être choisie en tenant compte de
l’expertise et de la disponibilité de vos membres.
Préparation des estimations
budgétaires du comité
Vous devez faire une évaluation réaliste de vos besoins
et des coûts qui s’y rattachent. En
cours d’organisation, il sera important de respecter vos estimations.
Rédaction du plan des besoins
estimés en transport
Les besoins en transport peuvent inclure :
-
navette entre
l’aéroport et l’hôtel;
-
navette entre l’hôtel
et les autres lieux d’activités;
-
transport relié aux
circuits touristiques ou aux tours de ville.
Politique d’accueil des invités
spéciaux aux aérogares et aux hôtels
Prévoyez mettre sur pied un service de navette ou un
service de limousine que vos invités se rendent au site du congrès.
Déléguez du personnel de votre comité pour qu’il puisse
accueillir vos invités spéciaux.
Prévoyez également un centre général et permanent
d’accueil avec du matériel d’information et de présentation audio-visuelle.
Information sur les plans congrès
des compagnies aériennes
Les compagnies aériennes offrent un plan congrès destiné
à tous les événements d’envergure. En
enregistrant votre activité à ce plan, vous permettez à tous vos congressistes
et leur accompagnants de profiter d’une réduction variable sur le plein tarif.
Premièrement
Le comité organisateur doit contacter la compagnie
aérienne de son choix pour vérifier son éligibilité et le plan congrès qui
correspond le mieux à sa clientèle. Par
la suite, vous devrez enregistrer votre événement auprès de la compagnie en
remplissant un formulaire d’inscription.
Le transporteur vous remettra un numéro d’événement avec lequel vos
congressistes pourront réserver les billets.
Les compagnies possèdent un numéro de téléphone sans frais
pour l’enregistrement de l’événement. De
plus, les lignes offrent un numéro à l’usage exclusif des comités organisateurs
pour enregistrer leur événement.
Deuxièmement
Les délégués pourront faire des réservations
individuelles en appelant directement au Centre de réservations du
transporteur, en mentionnant le numéro d’événement. Selon la compagnie aérienne retenue, le
comité organisateur et les congressistes pourront bénéficier d’autres avantages
offerts tels que : documents d’information, service de billetterie par la
poste, etc.
Pour les congrès internationaux, il est intéressant
d’avoir plus d’un transporteur officiel.
