Avant de se lancer dans l’action…il faut :
- Déterminer
d’abord l’objectif de l’évènement.
Règle numéro un : établir une ligne directrice
claire. Quelles sont vos intentions? Quel est le but de cette fête? Si c’est clair pour tout le monde, vous
éviterez de vous disperser et vous ferez des choix élaborés. Un évènement bien conçu et planifié est
beaucoup plus facile à organiser ensuite.
Ça déboule tout seul.
Voulez-vous :
-
Célébrer une
cérémonie;
-
Faire la fête;
-
Rendre hommage à
quelqu’un;
-
Être entouré d’une
armada de gens;
-
Au contraire, vous
retrouver en petit groupe pour vivre quelque chose de significatif;
-
Faire vivre une
aventure gastronomique à vos invités;
-
À l’inverse, faire ça
«à la bonne franquette» pour célébrer simplement le plaisir d’être ensemble et
se mettre à jour côté nouvelles et potins, en toute simplicité;
-
Donner aux convives
l’occasion de réfléchir;
-
Rendre une
invitation;
-
Rencontrer de nouvelles
personnes;
-
Renouer avec des
membres de la famille;
-
Etc.
Au terme de cette réflexion, vous aurez donc pris les
décisions suivantes : évènement intime ou rassembleur; chic ou sympa; fête
surprise ou pas (si c’est en l’honneur de quelqu’un).
S’adjoindre des complices : essentiel !
Il faudra toujours un meneur,
soit la personne qui prend l’initiative de l’évènement. Sans doute est-ce vous ! Cependant, deux têtes valent mieux qu’une,
c’est bien connu. Mais pas 15. Impliquer trop de gens paralyse les
décisions. Combinez esprits créatifs et
pros de l’organisation. Les gens axés
sur le processus, plutôt réalistes, amèneront de la magie à l’évènement.
Sondez vos complices par
téléphone ou par courriel, mais il n’y a rien comme une rencontre face à face
pour stimuler la créativité ! La
première réunion sera un «brainstorming» (ou remue-méninges) où on passe au
peigne fin les goûts et les habitudes de la personne fêtée. Sa personnalité, ses loisirs ou ses petites
manies peuvent aussi vous inspirer. En
faisant du pouce sur les idées des autres, le concept finit toujours pas
émerger !
Attribuez-vous ensuite des
responsabilités précises selon vos talents et vos intérêts (ex. :
négocier avec le traiteur ou faire les courses, planifier et réaliser la décoration,
rédiger les invitations ou les textes qui seront lus, gérer le budget et les
inscriptions, planifier la ruse pour amener la personne au lieu de la fête se
c’est une surprise, prendre les photos officielles ou s’occuper de la caméra
vidéo, faire le ménage et la vaisselle après la fête).
Désignez parmi vous un
responsable de la logistique pour soigner les mille et un petit détail et
coordonner le jour de l’évènement. Les
perfectionnistes et ceux qui tolèrent bien le stress auront là un beau terrain
de jeu !