Planification et organisation des
tables de pré-inscription et d’inscription
C’est généralement aux tables d’accueil des préinscrits
et des inscriptions que s’effectue la distribution des pochettes d’information,
des cocardes et des cadeaux-souvenir.
Prévoir suffisamment de personnel aux tables de
pré-inscription et d’inscription car vous aurez à inscrire un grand nombre de
participants en quelques heures.
Assurez-vous que le personnel assigné aux tables de
renseignements possède toute l’information nécessaire quant au déroulement du
congrès. Celui-ci aura également à
maîtriser certaines langues étrangères afin de répondre adéquatement aux
questions des congressistes.
Si les pochettes d’information sont personnalisées, les
billets payés à l’avance et les cartons d’invitation peuvent être inclus et
distribués à la table d’accueil des pré-inscrits.
Dans le cas contraire, placez les cartons et les billets
dans une enveloppe personnalisée qui sera remise aux tables des pré-inscrits.
Les différentes aires d’inscription doivent être bien
identifiées et leur aménagement doit être conçu de façon à favoriser une
inscription rapide et une circulation fonctionnelle. Transmettez vos besoins au comité
hébergement, salles de réunion et équipements techniques.
Évitez les ajustements de dernière minute.
Bien à vue, le tableau des messages sera placé dans un
endroit passant. Il existe des tableaux
électroniques pour la diffusion de consignes et de messages importants. Cependant, ce mode de diffusion oblige les
congressistes à lire tous les messages qui défilent sur le tableau. Selon l’envergure, il existe toutes sortes de
systèmes allant du simple tableau au tableau électronique.
Confection d’un plan de sécurité
et de gardiennage
Prévoyez inclure le plan de sortie d’urgence du lieu de
réunion dans la pochette d’inscription ou faites une présentation orale en
début de session.
Organisation d’un bureau médical
ou service de premiers soins
Recueillez l’ensemble des besoins en personnel des
comités pour toute la durée de l’événement : accueil, secrétariat,
messager, transport, sécurité, caissier, etc.
Établissement des horaires et des
conditions de travail
Prévenez votre personnel des conditions et des horaires
particuliers. Référez-vous à la
Commission des normes du travail du gouvernement du Québec pour vous assurer que
les conditions de travail que vous leur proposerez correspondent aux
normes en vigueur au Québec.
Engagement du personnel
N’attendez pas à la dernière minute pour recruter votre
personnel.
Vous pouvez aussi envisager l’engagement d’étudiants ou
faire appel à des bénévoles.
Reconfirmez leur horaire de travail la veille de
l’événement.
Confection du devis des besoins
en équipement et en mobilier durant le congrès
Spécifiez le lieu, la date et l’heure de livraison de vos
équipements dans le devis. N’attendez
pas au matin même pour vérifier les retards de livraison. Lorsque c’est possible, installez et testez
tout le matériel à l’avance.
Confection de la liste des avis,
des affiches et de la signalisation
Prévoyez deux semaines de délai pour la livraison du
matériel préparé à l’externe.
Une bonne partie du matériel peut être produit par
ordinateur lors de l’événement.
Confection finale de la liste des
participants
Assurez-vous d’être à jour avant le début de l’événement.
Mise en place d’un système de communication et de
messagerie pour les membres de l’organisation lors du congrès
Sur le lieu de l’événement, le système émetteur récepteur (walkie-talkie) est le plus
efficace. N’en donnez qu’au personnel en
ayant besoin pour éviter les interférences.
Pour les communications externes, plusieurs solutions
possibles : des messagers, des téléphones cellulaires ou autres.
Rapport final du comité
Votre comité doit produire le rapport final. Cette tâche peut également être partagée avec
le coordonnateur.
Vous devez vous assurer que tous les responsables des
comités livrent les informations nécessaires à la confection du rapport :
-
liste des
participants;
-
contrats;
-
répartition
d’embauche du personnel;
-
formulaire de
pré-inscription et celui de l’inscription;
-
rapport budgétaire