Il est passablement facile de savoir ce que l’on doit
faire «demain» et «la semaine prochaine» pour faire avancer le projet. Il est plus difficile de planifier le travail
six mois ou un an d’avance ! Pourtant,
c’est le genre d’exercice utile qui fait partie du cadre de réalisation de
l’événement. Avant de vous donner leur
aval, les décideurs voudront voir dans quel bateau ils s’embarquent.
Ne perdez pas votre temps à répertorier les mille et des
échéances opérationnelles qui n’intéressent personne, à part les
organisateurs. Cherchez plutôt à établir
un échéancier préliminaire qui soit stratégique. Dénombrez seulement les échéances qui
auront un effet important sur l’avancement du projet. Ces échéances sont de deux ordres :
une décision cruciale (date décisionnelle) qui doit être prise au bon moment ou
une opération d’envergure (date charnière) qui doit être réalisé à un moment
précis. Orchestrez ces échéances
chronologiquement et vous aurez ainsi établi habilement l’échéancier
préliminaire du projet.
Tableau 3.3 Un échéancier préliminaire :
L’exemple du défilé de la Saint-Jean –
1990
Caractère gras : les étapes jalons pour le
conseil d’administration
Caractères légers : les
étapes jalons pour l’organisation du projet
21 mars Confirmation du mandat du
producteur-délégué par le Comité des fêtes nationales de la Saint-Jean
29-31
mars Séances d’idéation
(remue-méninges)
1-6
avril Scénarisation
3 avril Présentation de l’orientation
générale du défilé au conseil d’administration, pour validation
Avril Recherches
et conceptions artistiques, choix des ressources et des fournisseurs,
explorations techniques
7 avril Présentation
du concept du défilé en régie interne, et feed-back du groupe témoin
9 avril Choix des
applications thématiques et visuelles
18 avril Dépôt des
esquisses et des devis de production pour analyse
21 avril Confirmation
du concept du défilé et de ses applications en régie interne
25 avril Présentation du concept du défilé et
de ses applications au conseil d’administration, pour adoption
26-27 avril Présentation du
concept du défilé et de ses applications aux commanditaires, pour approbation
Mai Confirmation
des ressources et des fournisseurs, mise en production du défilé, suivi
budgétaire
8 juin : Présentation du projet du défilé et
de ses réalisations thématiques au conseil d’administration, pour information
Juin Suivi de la
production et mise au point finale
9 juin Conférence de
presse
10-22 juin Répétitions en
sous-groupes thématiques
23 juin Répétition
générale en grand groupe (simulation)
24 juin Réalisation du défilé
25 juin Report du
défilé en cas de pluie
30 juin Fin de
l’évaluation et remerciements
30 juillet Dépôt du rapport d’activité et du bilan
financier au conseil d’administration
Source : Document d’orientation générale sur
le défilé de la fête nationale 1990, version revue et corrigée du 6 avril 1990.
