Quinze critères pour choisir le lieu idéal
Vous avez décidé d’organiser
l’événement ailleurs qu’à la maison ?
Encore une fois, trouver l’auberge idéale pour se marier et dénicher le
restaurant sympathique pour y fêter un anniversaire n’est pas du même
ordre. Voici quelques critères pour
magasiner le lieu idéal qui convient au style de réception :
- C’est un
événement intime ?
Préférez alors les petites auberges aux grandes,
car il est souvent possible de réserver l’endroit pour votre groupe
seulement. Sinon, demandez une salle
privée, un petit coin juste pour vous ou une salle tatami dans les restaurants
japonais. Vérifiez qu’il n’y a pas un
autre service tout de suite après (rien de plus détestable que de se faire
pousser dans le dos pour finir son dessert !).
Un truc : certains restaurants spécialisés en déjeuners ouvrent
leurs portes aux groupes en soirée.
- Intérieur ou
extérieur ?
Certains endroits sont déjà équipés d’un chapiteau
extérieur (ce qui évite de devoir en louer un) et disposent également de salles
de réception en cas de mauvais temps.
- Quelle est la
capacité de la salle ?
Combien de personnes peuvent tenir assises et
debout ? Y a-t-il un espace pour faire
un cocktail ? Monte-t-on des tables de 6
personnes, de 8, de 10 ? Tables rondes
ou rectangulaires ? Y a-t-il un espace
pour la danse (si désiré) ?
- Y a-t-il un
traiteur sur place ?
Si oui, doit-on obligatoirement retenir ses
services ? Quel est son menu ? Peut-on voir des photos ou, mieux, déguster
quelques échantillons ?
- Y a-t-il un
permis d’alcool ?
Si l’établissement a un permis d’alcool, vous
devrez prendre une entente concernant le vin, le service de bar, l’eau. À d’autres endroits, on peut apporter son
vin, ce qui permet d’épargner sur l’alcool ou de privilégier un meilleur vin au
même coût.
- Quel est
l’équipement disponible ?
Des questions primordiales si vous optez pour un
lieu inhabituel : Y a-t-il assez de toilettes ? Y a-t-il l’eau courante, suffisamment
d’électricité et d’espace pour le traiteur ?
Faut-il louer chaises et couvre-chaises, tables, nappes, vaisselle,
verrerie, centre de
table ?
Comment le lieu sera-t-il aménagé ?
Y a-t-il de l’équipement audiovisuel ?
Qui s’occupera d’installer et de ramasser après la fête ? Dans le cas d’une cérémonie (mariage,
baptême, funérailles), peut-on nous fournir une table en guise d’hôtel ? Peut-on y faire jouer de la musique, y faire
brûler de l’encens, des bougies ?
- Et les enfants ?
Les lieux sont-ils conçus pour les petits
turbulents ? Peut-on leur aménager un
coin pour jouer ? Y a-t-il moyen d’avoir
un menu pour eux ? Si les toilettes n’ont
pas d’espace pour langer les bébés, prévoir un petit coin tranquille.
- Et les fumeurs ?
Certains établissements n’acceptent tout simplement
pas qu’on en grille une sur les lieux.
De quoi rendre nerveux bien des gens !
Vérifiez s’il est possible d’aménager un coin pour eux ou s’ils doivent
aller à l’extérieur pour fumer.
- Est-ce facile
d’accès ?
Le lieu choisi doit être relativement proche
pour la majorité de nos invités, être accessible par transport en commun
(sinon, organiser du covoiturage) et être facile à trouver (avec des
indications claires). Le lieu où se
tiendra la célébration aux personnes âgées, aux poussettes ou aux personnes
handicapées (selon vos invités) ? Par
exemple, un mariage en forêt est charmant, mais la montagne est-elle trop
escarpée ?
- Et le
stationnement ?
Il n’y a rien de pire que des invités enragés parce
qu’ils tournent en rond depuis une demi-heure !
- Y a-t-il de
l’hébergement aux alentours ?
Si votre événement se déroule en soirée, loin de la
ville d’où provient la majorité de vos invités, mentionnez-leur les
possibilités d’hébergement sur place ou dans les environs.
- Qu’en est-il de
la décoration et de l’ambiance ?
L’environnement est-il propice aux belles
photos ? Y a-t-il un jardin ? Comment est l’éclairage ? La couleur et le style vous conviennent-ils
? Et pour ceux qui s’y intéressent, le
lieu est-il aménagé selon les principes du fenf-shui ? Y a-t-il une belle «énergie» ?
- Attention aux
moustiques !
Renseignez-vous auprès des propriétaires du lieu et
auprès des résidents de la place, surtout si c’est situé près de l’eau. Avant le mois de juillet, certaines régions
sont de véritables nids à maringouins !
- Y a-t-il l’air
conditionné sur place ?
Si ce n’est pas le cas, voyez si on peut vous
prêter des ventilateurs ou louez-en.
Dans le cas d’une tente ou d’un chapitre dressé à l’extérieur, la
question du chauffage est aussi à considérer si la fête à lieu à l’automne.
- Activités sur
place
Offre-t-on un programme d’animation ou des
possibilités d’activités sur place ou aux alentours ?
Demandez aux collègues et aux amis des suggestions
d’endroits originaux, visitez les lieux, posez des questions, demandez des
références et un contrat précisant les clauses sur lesquelles vous vous êtes
entendus.