Déterminer l'objectif de l'évènement (2)

Avant de se lancer dans l’action…il faut :

1. Déterminer d’abord l’objectif de l’évènement.

Règle numéro un : établir une ligne directrice claire.  Quelles sont vos intentions?  Quel est le but de cette fête?  Si c’est clair pour tout le monde, vous éviterez de vous disperser et vous ferez des choix élaborés.  Un évènement bien conçu et planifié est beaucoup plus facile à organiser ensuite.  Ça déboule tout seul.  Voulez-vous :

-          Célébrer une cérémonie;

-          Faire la fête;

-          Rendre hommage à quelqu’un;

-          Être entouré d’une armada de gens;

-          Au contraire, vous retrouver en petit groupe pour vivre quelque chose de significatif;

-          Faire vivre une aventure gastronomique à vos invités;

-          À l’inverse, faire ça «à la bonne franquette» pour célébrer simplement le plaisir d’être ensemble et se mettre à jour côté nouvelles et potins, en toute simplicité;

-          Donner aux convives l’occasion de réfléchir;

-          Rendre une invitation;

-          Rencontrer de nouvelles personnes;

-          Renouer avec des membres de la famille;

-          Etc.

Au terme de cette réflexion, vous aurez donc pris les décisions suivantes : évènement intime ou rassembleur; chic ou sympa; fête surprise ou pas (si c’est en l’honneur de quelqu’un).

S’adjoindre des complices : essentiel !

Il faudra toujours un meneur, soit la personne qui prend l’initiative de l’évènement.  Sans doute est-ce vous !  Cependant, deux têtes valent mieux qu’une, c’est bien connu.  Mais pas 15.  Impliquer trop de gens paralyse les décisions.  Combinez esprits créatifs et pros de l’organisation.  Les gens axés sur le processus, plutôt réalistes, amèneront de la magie à l’évènement.

Sondez vos complices par téléphone ou par courriel, mais il n’y a rien comme une rencontre face à face pour stimuler la créativité !  La première réunion sera un «brainstorming» (ou remue-méninges) où on passe au peigne fin les goûts et les habitudes de la personne fêtée.  Sa personnalité, ses loisirs ou ses petites manies peuvent aussi vous inspirer.  En faisant du pouce sur les idées des autres, le concept finit toujours pas émerger !

Attribuez-vous ensuite des responsabilités précises selon vos talents et vos intérêts (ex. : négocier avec le traiteur ou faire les courses, planifier et réaliser la décoration, rédiger les invitations ou les textes qui seront lus, gérer le budget et les inscriptions, planifier la ruse pour amener la personne au lieu de la fête se c’est une surprise, prendre les photos officielles ou s’occuper de la caméra vidéo, faire le ménage et la vaisselle après la fête).

Désignez parmi vous un responsable de la logistique pour soigner les mille et un petit détail et coordonner le jour de l’évènement.  Les perfectionnistes et ceux qui tolèrent bien le stress auront là un beau terrain de jeu !