Quinze critères pour choisir le lieu idéal (11)

Quinze critères pour choisir le lieu idéal

Vous avez décidé d’organiser l’événement ailleurs qu’à la maison ?  Encore une fois, trouver l’auberge idéale pour se marier et dénicher le restaurant sympathique pour y fêter un anniversaire n’est pas du même ordre.  Voici quelques critères pour magasiner le lieu idéal qui convient au style de réception :

1. C’est un événement intime ?

Préférez alors les petites auberges aux grandes, car il est souvent possible de réserver l’endroit pour votre groupe seulement.  Sinon, demandez une salle privée, un petit coin juste pour vous ou une salle tatami dans les restaurants japonais.  Vérifiez qu’il n’y a pas un autre service tout de suite après (rien de plus détestable que de se faire pousser dans le dos pour finir son dessert !).  Un truc : certains restaurants spécialisés en déjeuners ouvrent leurs portes aux groupes en soirée.

2. Intérieur ou extérieur ?

Certains endroits sont déjà équipés d’un chapiteau extérieur (ce qui évite de devoir en louer un) et disposent également de salles de réception en cas de mauvais temps.

3. Quelle est la capacité de la salle ?

Combien de personnes peuvent tenir assises et debout ?  Y a-t-il un espace pour faire un cocktail ?  Monte-t-on des tables de 6 personnes, de 8, de 10 ?  Tables rondes ou rectangulaires ?  Y a-t-il un espace pour la danse (si désiré) ?

4. Y a-t-il un traiteur sur place ?

Si oui, doit-on obligatoirement retenir ses services ?  Quel est son menu ?  Peut-on voir des photos ou, mieux, déguster quelques échantillons ?

5. Y a-t-il un permis d’alcool ?

Si l’établissement a un permis d’alcool, vous devrez prendre une entente concernant le vin, le service de bar, l’eau.  À d’autres endroits, on peut apporter son vin, ce qui permet d’épargner sur l’alcool ou de privilégier un meilleur vin au même coût.

6. Quel est l’équipement disponible ?

Des questions primordiales si vous optez pour un lieu inhabituel : Y a-t-il assez de toilettes ?  Y a-t-il l’eau courante, suffisamment d’électricité et d’espace pour le traiteur ?  Faut-il louer chaises et couvre-chaises, tables, nappes, vaisselle, verrerie, centre de

table ?  Comment le lieu sera-t-il aménagé ?  Y a-t-il de l’équipement audiovisuel ?  Qui s’occupera d’installer et de ramasser après la fête ?  Dans le cas d’une cérémonie (mariage, baptême, funérailles), peut-on nous fournir une table en guise d’hôtel ?  Peut-on y faire jouer de la musique, y faire brûler de l’encens, des bougies ?

7. Et les enfants ?

Les lieux sont-ils conçus pour les petits turbulents ?  Peut-on leur aménager un coin pour jouer ?  Y a-t-il moyen d’avoir un menu pour eux ?  Si les toilettes n’ont pas d’espace pour langer les bébés, prévoir un petit coin tranquille.

8. Et les fumeurs ?

Certains établissements n’acceptent tout simplement pas qu’on en grille une sur les lieux.  De quoi rendre nerveux bien des gens !  Vérifiez s’il est possible d’aménager un coin pour eux ou s’ils doivent aller à l’extérieur pour fumer.

9. Est-ce facile d’accès ?

Le lieu choisi doit être relativement proche pour la majorité de nos invités, être accessible par transport en commun (sinon, organiser du covoiturage) et être facile à trouver (avec des indications claires).  Le lieu où se tiendra la célébration aux personnes âgées, aux poussettes ou aux personnes handicapées (selon vos invités) ?  Par exemple, un mariage en forêt est charmant, mais la montagne est-elle trop escarpée ?

10. Et le stationnement ?

Il n’y a rien de pire que des invités enragés parce qu’ils tournent en rond depuis une demi-heure !

11. Y a-t-il de l’hébergement aux alentours ?

Si votre événement se déroule en soirée, loin de la ville d’où provient la majorité de vos invités, mentionnez-leur les possibilités d’hébergement sur place ou dans les environs.

12. Qu’en est-il de la décoration et de l’ambiance ?

L’environnement est-il propice aux belles photos ?  Y a-t-il un jardin ?  Comment est l’éclairage ?  La couleur et le style vous conviennent-ils ?  Et pour ceux qui s’y intéressent, le lieu est-il aménagé selon les principes du fenf-shui ?  Y a-t-il une belle «énergie» ?

13. Attention aux moustiques !

Renseignez-vous auprès des propriétaires du lieu et auprès des résidents de la place, surtout si c’est situé près de l’eau.  Avant le mois de juillet, certaines régions sont de véritables nids à maringouins !

14. Y a-t-il l’air conditionné sur place ?

Si ce n’est pas le cas, voyez si on peut vous prêter des ventilateurs ou louez-en.  Dans le cas d’une tente ou d’un chapitre dressé à l’extérieur, la question du chauffage est aussi à considérer si la fête à lieu à l’automne.

15. Activités sur place

Offre-t-on un programme d’animation ou des possibilités d’activités sur place ou aux alentours ?

Demandez aux collègues et aux amis des suggestions d’endroits originaux, visitez les lieux, posez des questions, demandez des références et un contrat précisant les clauses sur lesquelles vous vous êtes entendus.