À cette étape-ci, il s’agit souvent d’un budget de départ
ou d’un budget préliminaire. Il peut
être risqué de déposer un budget final avant d’avoir procédé aux études et aux
analyses, car, une fois le budget déposé et adopté, vous devez vivre avec ce
que vous avez établi.
Il est plus stratégique de présenter les revenus avant
les dépenses et de montrer un excédent, si léger soit-il, pour ainsi démontrer
la rentabilité financière du projet.
Les revenus
Les revenus d’un événement proviennent généralement des
mêmes sources : les subventions, les commandites, la commercialisation, la
collecte de fonds.
Veillez à établir une projection de revenus réaliste et
non optimiste, appuyée sur des expériences antérieures, des événements
comparables ou des études de marché. La
prudence en cette matière est de rigueur.
Les dépenses
Encore une fois, il s’agit de présenter une projection
réaliste des dépenses et sans faux-fuyant.
Les grandes catégories de dépenses d’un événement sont généralement les
suivantes : la direction générale, le financement, l’administration, la
programmation, la logistique, la communication et autres frais (recherches,
divers, contingences).
Si pour des raisons de confidentialité vous ne jugez pas
opportun de communiquer le budget à certains interlocuteurs, transposez vos
chiffres en pourcentage (%) pour chaque source de revenus ou catégorie de
dépenses. Le fait de présenter ainsi la
répartition budgétaire donnera une bonne idée des priorités de votre budget,
sans avoir à en dévoiler le contenu réel.
Ne pas donner d’indications budgétaires dans la présentation du projet
ne fait pas sérieux.
Ainsi se termine la présentation des éléments qui
concernent le contenant du cadre de présentation d’un projet d’événement. Ces
éléments du contenant et ceux du contenu présentés précédemment donneront aux
décideurs une vue d’ensemble claire du projet auquel vous souhaitez qu’ils
adhèrent. Il ne vous reste plus qu’à
conclure la présentation sur une note positive et à ajouter les documents
d’appui pertinents.
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