Tableau 5.2 Un rapport d’étonnement sur l’événement réalise
(à
remplir individuellement pour préparer la rencontre d’évaluation)
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À la
fin de cet exercice d’évaluation qualitative, il est facile de transposer les
opinions exprimées sous forme de recommandations (voir tableau 5.3). Ce qui a étonné positivement est certainement
ce qu’il faudra conserver la prochaine fois.
À l’inverse, ce qui a été étonné négativement est probablement ce qu’il
faudra éviter de refaire. Finalement, il
est souhaitable de tenir compte des suggestions d’amélioration exprimées pour
faire mieux la prochaine fois.
Tableau 5.3 Un rapport d’évaluation sur l’événement réalisé
(à
compiler collectivement pendant la rencontre d’évaluation)
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Le
bilan financier présentant l’état des revenus et des dépenses du projet
complète ce rapport d’évaluation. À cela
peut s’ajouter l’analyse des retombées économiques et des répercussions
bénéfiques pour la collectivité (sur les plans social, culturel, touristique ou
autre).
Enfin,
avant de fermer boutique, il est de pratique courante de procéder à l’envoi de
lettres de remerciement ou à la remise de plaques souvenirs. Ces gestes de reconnaissance, fort apprécié,
rendent hommage à toutes les personnes qui ont collaboré au projet :
administrateurs, équipes de travail, collaborateurs, commanditaires et
gouvernements compris. Ils peuvent faire
oublier bien des maladresses de parcours et laissent un agréable souvenir à
tous.
On
tente parfois d’escamoter la phase de l’évaluation du projet par manque de
temps ou d’intérêt. Particulièrement,
dans le cas d’un projet qui s’est déroulé avec difficulté, il est plus facile
de se dire au revoir autour d’un vin et fromages que de se dire les vérités
face à face pendant une réunion formelle.
Cela est bien dommage, car il s’agit d’une étape d’apprentissage,
enrichissante qui permet à chacun d’aborder son prochain défi avec plus
d’assurance.
Établir
au départ le cycle de vie de son événement est une bonne façon de gagner du
temps par la suite. Si, par manque de
temps, vous devez escamoter ou comprimer l’une de ces phases, le fait d’en être
conscient vous aidera à faire des compromis éclairés. Vous devrez quand même trouver la façon de
vous rattraper en cours de route, car ces différentes phases doivent être
franchies, qu’on le veuille ou non.
Elles ne sont pas étanches, souvent elles s’entrecroisent, mais elles
existent.
L’outil
de gestion du temps proposé ci-après servira à suivre activement les
différentes phases de la réalisation du projet.
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