Idéalement, vous devez bien connaître le domaine et avoir
des contacts privilégiés avec les différents médias. Si ce n’est pas le cas, entourez-vous de gens
qui ont cette expertise. Toute
l’information que vous aurez à traiter viendra du comité thématique durant la
phase d’organisation, et du comité secrétariat durant la tenue de l’événement.
Votre équipe, tout comme celle du comité thématique, est
responsable du positionnement de votre organisme et donc de sa notoriété. Votre travail déterminera le taux de
participation à votre événement ainsi que l’impact qu’il aura chez les
participants et dans votre milieu.
Formation du comité
Votre équipe doit être choisie en tenant compte de
l’expertise et de la disponibilité de vos membres.
Préparation des estimations budgétaires du comité
Vous devez faire une évaluation réaliste de vos besoins
et des coûts qui s’y rattachent. En
cours d’organisation, il sera important de respecter vos estimés.
Évaluation et réservation du matériel promotionnel
disponible dans la région de Québec.
L’OTCQ met gratuitement à la disposition des
organisateurs d’événements un éventail d’outils promotionnels. Voir l’annexe «les Services aux congrès de
l’OTCQ.»
Élaboration d’un plan de communication pour les
clientèles cibles du congrès
Rédigez un plan de communication afin de déterminer
l’ensemble des interventions pour rejoindre le maximum de vos membres et ainsi
établir vos priorités.
Relation avec les médias
Liste des médias
Conférence et entrevues
Pochette de presse
Revue de presse
Un responsable
Identification des moyens les plus efficaces pour
acheminer l’information et la publicité vers ses clientèles cibles
Tenez compte de la provenance de vos participants car,
lors d’activités d’envergure internationale, des délais importants sont à
prévoir pour la correspondance.
Montez une liste de membres ainsi que d’associations
nationales et internationales afin
qu’ils diffusent l’information à leurs membres et ainsi limiter les coûts
d’envoi.
Annoncez votre événement dans les revues d’associations
et les revues professionnelles. Proposez
des échanges de service pour limiter les coûts.
Par exemple, fournir à des maisons d’édition un espace d’exposition au
congrès en échange d’un site Internet pour votre événement qui donnera toute
l’information sur le congrès et la possibilité de s’y inscrire et d’y réserver
l’hébergement.
Rejoignez votre clientèle-cible un an ou plus avant
l’événement. Selon le nombre de
participants pré-inscrits au congrès, vous pourrez planifier une relance.
Le congrès qui précède ainsi que les congrès nationaux et
internationaux sont une bonne tribune pour annoncer votre événement.
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