Communiqué communication 3e partie (11)

Évaluation et inventaire du matériel à concevoir

Tracez le profil de la clientèle-cible de votre congrès et déterminez les thèmes et les outils promotionnels qui identifieront votre activité.

Tous les documents promotionnels entourant l’organisation d’un événement doivent refléter l’image du congrès.  La qualité de ceux-ci doit d’abord primer sur la quantité et la variété.

Certains outils promotionnels peuvent être commandités, tels que :

-          pochette de promotion;

-          porte-documents;

-          crayons;

-          bloc-notes, etc.

Conception et impression du matériel :

-          papier entête;

-          pochette de promotion;

-          programme préliminaire, incluant les activités pré, para et post congrès;

-          fiche d’inscription;

-          cocarde ou badge;

-          site Internet, etc.

Si vous n’avez aucune expérience en conception et en impression de documents, il serait souhaitable de demander à une firme en communication graphique de préparer votre matériel et de soumissionner auprès des imprimeries.  Advenant un budget modeste, consultez des étudiants en graphisme ou envisagez un concours.

Expédition de la pochette aux participants potentiels

La pochette d’information expédiée à chacun des congressistes potentiels contient généralement :

-          le programme préliminaire, incluant la liste des thèmes retenus, des détails sur l’exposition, etc.

-          la liste des conférenciers et des invités spéciaux attendus;

-          le formulaire d’inscription au congrès;

-          le formulaire de réservation pour l’hébergement avec la liste des principaux établissements hôteliers et leurs tarifs;

-          des informations générales sur la ville et la région.

L’envoi de cette pochette à l’étranger peut être très coûteux.  Négociez des ententes avec les associations nationales pour qu’elles en fassent la distribution.

Conférence de presse

-          convocation;

-          élaboration d’une pochette de presse;

-          émission d’un communiqué de presse.

Avant de mettre sur pied une conférence de presse, assurez-vous d’avoir matière suffisante pour convoquer des journalistes.  Vous devez avoir une nouvelle à annoncer.

Si, par contre, vous avez de l’information à transmettre aux médias, il est fortement recommandé de diffuser celle-ci par voie de communiqué de presse (voir le document communiqué/conférence de presse ci-inclus).

Communiqué de presse

Les communiqués type ci-inclus vous montrent comment rédiger votre communiqué pour qu’il soit bien traité par les médias d’information.

Nomination d’un préposé attaché en permanence aux représentants des médias durant le congrès

Si vous avez une salle de presse, une personne ressource doit y demeurer en permanence afin de répondre aux questions se rapportant au déroulement du congrès.

Elle devrait être familière avec l’ensemble des journalistes, invités spéciaux et conférenciers de marque afin de les identifier rapidement.

Ce préposé devrait être bilingue et avoir sous la main :

-          la liste des journalistes invités pour prendre leur présence;

-          la liste des invités et conférenciers ainsi que leur temps de disponibilité et d’allocution.

Installation d’une salle de presse :

-          inventaire des équipements requis;

-          location ou commandite des équipements;

-          installation.

Bien équipée, une salle de presse facilite la tâche d’un journaliste afin de lui permettre de sortir la nouvelle plus rapidement.  Vous pouvez prévoir :

-          ordinateurs, machines à écrire;

-          télécopieur;

-          téléphone;

-          photocopieur;

-          fourniture de bureau et papeterie;

-          eau, glace, verres et cendriers.

Vérifiez à l’avance si vos équipements sont en état de fonctionnement.

Prévoyez aménager un endroit retiré pour les entrevues et rédiger des articles.  Une aire de repos devra également être aménagée ainsi qu’un coin pause-santé.

N’oubliez pas d’établir une politique d’appels interurbains.  Il existe divers techniques pour en limiter l’accès.  Informez-vous au besoin.

Préparation d’une pochette d’information du congressiste :

-          choix du contenu;

-          impression;

-          mode de distribution.

La pochette d’information remise aux congressistes à leur arrivée contient généralement :

-          le programme définitif;

-          toutes les informations pertinentes entourant la logistique du congrès;

-          les cartes géographiques;

-          de l’information sur les sites et les attraits de la région;

-          le programme des activités pour les conjoints;

-          les divers cartons d’invitation donnant accès aux banquets et activités sociales.