Inventaire des activités qu’offre la région selon le
temps disponible au programme préliminaire.
L’OTCQ peut vous conseiller sur ce volet.
Avant de rencontrer les fournisseurs, identifiez et
listez toutes les activités pouvant s’intégrer au programme :
-
pauses-café;
-
petits-déjeuners;
-
déjeuners et dîners;
-
cocktails;
-
soirée d’ouverture;
-
soirées sociales ou à thème;
-
activités de reconnaissance;
-
activités pour accompagnants :
o
sports
(golf, tennis, ski);
o
defilés de mode;
o
magasinage;
o
théâtre;
o
conférences;
-
visites d’entreprises ou de collègues;
-
visites touristiques;
-
service de garderie;
-
magasin;
-
croisières;
-
etc.
Rencontres avec le directeur des banquets du site pour
la négociation de menus et rencontre exploratoire et engagement d’un traiteur
si requis
Définissez votre capacité de payer avant d’élaborer un
menu.
Définissez avec le directeur des banquets ou le traiteur
la date de confirmation du nombre de convives aux différents repas.
Ayez une entente très claire sur la durée des cocktails,
la quantité d’alcool servie et nommez un responsable pouvant autoriser tout
changement.
Prenez en considération les restrictions alimentaires de
certains de vos invités (végétarien, diététique, ethnique, religieux, etc.).
Variez vos menus, ne servez pas de repas lourds avant les séances de travail.
Assurez-vous de bien connaître les frais de bouchons, les
politiques concernant les pourboires, les taxes, et les jours fériés.
Si l’événement se tient hors d’un hôtel ou d’un
restaurant, assurez-vous de satisfaire toutes les exigences régissant les
boissons alcoolisées, l’hygiène, la capacité de la salle, etc.
Rédaction du scénario de chaque activité
Définissez des scénarios pour chacune des activités
sociales et para-congrès afin de bien cerner vos besoins et de connaître le
déroulement exact de chacune d’entre elles.
Avisez le service des banquets de tout changement de
programme afin de faciliter le service et d’éviter une cuisson trop hâtive.
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