Comité secrétariat 2 (24)

Conception du formulaire de pré-inscription au congrès et aux activités sociales

Le formulaire de pré-inscription doit être précis afin de compléter les ententes avec vos fournisseurs de services (voir exemple ci-inclus).

On devrait y retrouver :

-          date et lieu du congrès;

-          thème du congrès;

-          liste des conférences et des conférenciers en y laissant un espace pour inscrire les 1^er et 2^e choix;

-          activités spéciales avec un 1^er et 2^e choix (banquet, dîner-causerie, activité pré, para et post congrès);

-          type d’habillement proposé selon l’activité et la température à cette période;

-          frais d’inscription au congrès et aux activités spéciales avec prix réduits pour les inscriptions hâtives;

-          date limite d’inscription;

-          coordonnées de la personne-ressource pour toutes informations supplémentaires sur le congrès.

Dans le cas de congrès internationaux, mentionnez le taux de change, le climat et les spécialités alimentaires.

Expédition du formulaire d’inscription aux futurs participants

Cet envoi devrait se faire en collaboration avec les comités communication et activités sociales pour que les congressistes puissent recevoir en même temps toutes les informations pertinentes au déroulement du congrès :

-          formulaires d’inscription au congrès;

-          formulaires d’hébergement;

-          programme de conférences;

-          programme des activités sociales et para-congrès;

-          dépliant de la région;

-          carte de la ville.

Vérifiez les délais d’impression pour établir votre date d’envoi.  La date limite des inscriptions devrait être fixée en tenant compte des délais exigés par vos fournisseurs (chambres d’hôtel, restauration, activités parallèles au congrès, etc.) et de votre stratégie de relance dans le cas d’inscriptions retardataires.

Au plan international, prendre en considération les délais importants de la poste.  Fournir également certains renseignements sur le climat, la réglementation nationale en matière de devises, les passeports, les visas, la vaccination, les pourboires, le décalage horaire, etc.

Confection de la liste des participants aux différentes activités du programme

Cette étape préparatoire est importante puisqu’elle facilitera vos inscriptions.

Achat de cadeaux et souvenirs

Vous devez identifier, avec les comités concernés, les personnes à qui seront remis des souvenirs (conférenciers, président, délégués, accompagnants, etc.) et établir les budgets associés à cette dépense.