Comité secrétariat 3 (25)

Planification et organisation des tables de pré-inscription et d’inscription

C’est généralement aux tables d’accueil des préinscrits et des inscriptions que s’effectue la distribution des pochettes d’information, des cocardes et des cadeaux-souvenir.

Prévoir suffisamment de personnel aux tables de pré-inscription et d’inscription car vous aurez à inscrire un grand nombre de participants en quelques heures.

Assurez-vous que le personnel assigné aux tables de renseignements possède toute l’information nécessaire quant au déroulement du congrès.  Celui-ci aura également à maîtriser certaines langues étrangères afin de répondre adéquatement aux questions des congressistes.

Si les pochettes d’information sont personnalisées, les billets payés à l’avance et les cartons d’invitation peuvent être inclus et distribués à la table d’accueil des pré-inscrits.

Dans le cas contraire, placez les cartons et les billets dans une enveloppe personnalisée qui sera remise aux tables des pré-inscrits.

Les différentes aires d’inscription doivent être bien identifiées et leur aménagement doit être conçu de façon à favoriser une inscription rapide et une circulation fonctionnelle.  Transmettez vos besoins au comité hébergement, salles de réunion et équipements techniques.

Évitez les ajustements de dernière minute.

Bien à vue, le tableau des messages sera placé dans un endroit passant.  Il existe des tableaux électroniques pour la diffusion de consignes et de messages importants.  Cependant, ce mode de diffusion oblige les congressistes à lire tous les messages qui défilent sur le tableau.  Selon l’envergure, il existe toutes sortes de systèmes allant du simple tableau au tableau électronique.

Confection d’un plan de sécurité et de gardiennage

Prévoyez inclure le plan de sortie d’urgence du lieu de réunion dans la pochette d’inscription ou faites une présentation orale en début de session.

Organisation d’un bureau médical ou service de premiers soins

Recueillez l’ensemble des besoins en personnel des comités pour toute la durée de l’événement : accueil, secrétariat, messager, transport, sécurité, caissier, etc.

Établissement des horaires et des conditions de travail

Prévenez votre personnel des conditions et des horaires particuliers.  Référez-vous à la Commission des normes du travail du gouvernement du Québec pour vous assurer que les conditions de travail que vous leur proposerez correspondent aux normes  en vigueur au Québec.

Engagement du personnel

N’attendez pas à la dernière minute pour recruter votre personnel.

Vous pouvez aussi envisager l’engagement d’étudiants ou faire appel à des bénévoles.

Reconfirmez leur horaire de travail la veille de l’événement.

Confection du devis des besoins en équipement et en mobilier durant le congrès

Spécifiez le lieu, la date et l’heure de livraison de vos équipements dans le devis.  N’attendez pas au matin même pour vérifier les retards de livraison.  Lorsque c’est possible, installez et testez tout le matériel à l’avance.

Confection de la liste des avis, des affiches et de la signalisation

Prévoyez deux semaines de délai pour la livraison du matériel préparé à l’externe.

Une bonne partie du matériel peut être produit par ordinateur lors de l’événement.

Confection finale de la liste des participants

Assurez-vous d’être à jour avant le début de l’événement.

Mise en place d’un système de communication et de messagerie pour les membres de l’organisation lors du congrès

Sur le lieu de l’événement, le système émetteur  récepteur (walkie-talkie) est le plus efficace.  N’en donnez qu’au personnel en ayant besoin pour éviter les interférences.

Pour les communications externes, plusieurs solutions possibles : des messagers, des téléphones cellulaires ou autres.

Rapport final du comité

Votre comité doit produire le rapport final.  Cette tâche peut également être partagée avec le coordonnateur.

Vous devez vous assurer que tous les responsables des comités livrent les informations nécessaires à la confection du rapport :

-          liste des participants;

-          contrats;

-          répartition d’embauche du personnel;

-          formulaire de pré-inscription et celui de l’inscription;

-          rapport budgétaire