Il doit y avoir assez d’information pertinente pour
alimenter au moins une demi-heure d’échanges.
La conférence de presse peut servir à annoncer la tenue de votre
congrès, la création de votre association ou faire le bilan d’une année
d’activités.
Il ne faut pas abuser de la conférence de presse. Vous
pouvez indisposer les journalistes en les faisant déplacer pour rien. Ils risquent alors de faire un reportage
négatif et hésiteront à se rendre à une autre de vos conférences de
presse. Dans certain cas, la formule du
communiqué de presse est préférable.
Cela permet, entre autres, de tenir les médias au courant de l’évolution
d’un dossier. Si le journaliste
considère que la nouvelle est importante, il communiquera avec vous pour
obtenir davantage d’information.
Avantages
-
Elle est un événement en soi, constituant ainsi
une nouvelle que les médias peuvent diffuser.
-
Elle réunit des
représentants de plusieurs médias.
-
Elle permet un
contact personnel avec les journalistes.
-
Elle offre la
possibilité de donner beaucoup d’informations sur un sujet.
Désavantages
Elle comprend une période de questions qui peut être
désagréable pour le groupe qui n’est pas bien préparé. Le travail des journalistes est de poser des
questions pour vérifier les allégations de leurs interlocuteurs.
Quand
Il faut tenir compte des heures et jours de tombée des
médias et particulièrement des hebdomadaires.
Il est préférable qu’elles aient lieu pendant les heures
régulières de travail des journalistes, soit au milieu de l’avant-midi ou de
l’après-midi.
Afin d’éviter toute duplication avec une autre conférence
de presse, consultez un ou deux directeurs d’information ou chefs de pupitre
avant de fixer la date et l’heure de la vôtre.
Comment
Après avoir bien déterminé le sujet de la conférence de
presse et bien étudié l’ensemble de la situation, rassemblez toutes les
informations à livrer afin de bien vous préparer.
Préparez un dossier de presse à distribuer aux
journalistes au début de la conférence.
Il est constitué d’un ou plusieurs documents sur le sujet de la
conférence, auxquels vous pouvez joindre un ou des communiqués de presse et une
ou des photos.
Déterminez qui du groupe participera à la conférence
(deux ou trois personnes parmi lesquelles vous désignerez un animateur).
Réservez une salle
-
pas trop grande pour
éviter que les journalistes s’y sentent perdus; ni trop petite;
-
équipée d’une table
autour de laquelle tous pourront prendre place;
-
équipée d’un système
de distribution pour brancher les micros des journalistes;
-
assez éclairée et
dotée d’un nombre adéquat de prises de courant pour faciliter la tâche des
médias électroniques;
-
équipée d’un ou
plusieurs appareils téléphoniques dont les journalistes pourront se servir pour
des communications urgentes avec leur média;
-
où vous pourrez
servir du café pour rendre le tout agréable.
Envoyez une lettre d’invitation
-
adressée aux
directeurs de l’information des médias quatre jours avant la tenue de la
conférence de presse;
-
indiquant l’objet de la
conférence, la date, l’heure, le lieu ainsi que le nom, l’adresse et le numéro
de téléphone du groupe qui la convoque;
-
signée par un
représentant du groupe;
-
joindre le scénario
de la conférence (voir page suivante).
Note :
Vous pouvez aussi inviter des
représentants d’organismes susceptibles d’être intéressés par les informations
que vous divulguerez au cours de cette conférence de presse. Il ne faut pas que celle-ci devienne une
réunion publique.
N’oubliez pas que l’objectif premier d’un tel
exercice est de livrer de l’information aux représentants des médias. Le climat est toujours plus détendu et les
questions plus nombreuses lorsque le groupe est restreint.
Téléphonez aux médias la veille
ou le matin même
Demandez-leur de confirmer la présence d’un
journaliste. Cet appel téléphonique sert
à la fois :
-
à vous rappeler au
souvenir de ceux qui auraient oublier ou égarer leur convocation;
-
à leur faire prendre
conscience de la nécessité de leur présence à cette conférence. À cet égard, il est recommandé d’insister sur
les éléments principaux et nouveaux apportés par votre conférence de presse.
Déroulement de la conférence de presse
-
distribution du dossier de presse aux
journalistes;
-
mot de bienvenue : l’animateur se
présente ainsi que les autres porte-parole;
-
exposé du ou des porte-parole (15
minutes maximum). Évitez de lire un
texte préparé d’avance. Ayez plutôt une
feuille sur laquelle vous aurez écrit les grandes lignes de votre exposé;
-
période de questions :
l’animateur invite les journalistes à poser des questions. Apportez vos dossiers, vous pourrez les
consulter si on vous demande des chiffres, des dates, des précisions que vous
n’avez pas nécessairement en mémoire;
-
entrevues accordées aux médias
électroniques et écrits qui le désirent.
Après la conférence de presse
Faites parvenir aussitôt la documentation aux médias
absents. Ils pourront malgré tout,
diffuser votre information.
Conclusion
C’est en comparant l’objectif de départ et les résultats
atteints que vous arriverez à identifier les points forts et les points faibles
de votre utilisation des médias.
Chacune de vos campagnes devraient être menée sous la
responsabilité de l’un de vos membres spécialement affecté à ce domaine (en
l’occurrence, le directeur de votre comité communication). Que vous l’appeliez agent de presse,
publiciste ou agent d’information, cette personne se chargera de planifier, de
coordonner et d’organiser vos campagnes d’information. Elle en viendra à connaître les médias ainsi
que les journalistes et à être mieux connue d’eux.
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