Comité Activités sociales 4 (28)

Confection des plans de table et d’aménagement des salles

Une attention toute particulière doit être apportée aux places qu’occuperont les invités spéciaux aux tables d’honneur.  Informez-vous de l’ordre de préséance des invités, de leur provenance, de leurs intérêts communs, etc.

Assurez-vous de bien identifier les tables (table d’honneur, tables numérotées).

Affichez des plans de table à l’entrée de la salle pour faciliter l’accès des convives.

Lorsqu’un repas met en présence plusieurs convives, optez pour des tables rondes pouvant accommoder huit (8) à dix (10) convives.  Des tables de 5’ accueilleraient 8 à 10 convives et 10 à l’étroit; des tables de 6’ accueilleraient 10 convives à l’aise et 12 à l’étroit.

Réservez suffisamment d’espace pour le plancher de danse et la scène pour les musiciens.

Le système de son d’appel public de la salle où se déroule votre activité ne conviendra pas nécessairement à l’usage que vous projetez en faire (discours, conférence, chant, musique de danse, discomobile, etc.).  Consultez un technicien de son.

Confirmation du nombre de convives ou de participants par activité

Respectez cette consigne car les fournisseurs pourraient vous facturer pour plus que le nombre de convives ou de participants prévu ou ne pas avoir préparé les quantités suffisantes.

Rapport final du comité

Le comité des activités sociales doit livrer les informations suivantes :

-          liste des activités réalisées;

-          nombre de participants pour chacune d’elles;

-          budget;

-          liste des fournisseurs utilisés;

-          liste des fournisseurs utilisés.