4.3.1 La composition (36)

Définissez les centres de gestion qui sont nécessaires à votre projet.  Ayez le souci de regrouper les personnes adéquates, de donner à celles-ci un mandat clair et de bien orchestrer les rencontres de ces comités (tableau 4.8).

Tableau 4.8 Les centres et les temps de gestion (exemple type)

Les centres de décision ·         Le centre d’administration   environ 6 fois par année (ex. : 1er lundi 19h) ·         Le comité exécutif              environ 10 fois par année (ex. : 2e lundi 17h) Formé des administrateurs désignés, ils sont responsables principalement d’adopter les orientations, les prévisions budgétaires, les états financiers et d’en assurer le suivi. Les centres d’opération ·         Le comité de direction        statuaire 1 fois par semaine (ex. : mercredi matin) ·         Le comité de gestion          statuaire 1 fois par semaine (ex. : mardi matin)        par unité de travail Formés des gestionnaires désignés, ils sont responsables, entre autres, de proposer les orientations et les prévisions budgétaires, de planifier, de diriger et d’évaluer les opérations. Les centres de consultation interne ·         Les comités du conseil                  minimum 3 fois par année (ex. : 1er lundi 17h) ·         Les comités thématiques                selon les besoins Formés de spécialistes choisis parmi les membres de l’organisation, ils sont responsables d’analyser des dossiers propres à leur champ d’expertise et d’émettre des recommandations. Les centres de consultation externe ·         Le comité des citoyens                  avant, pendant et après le projet ·         Le comité d’honneur                       avant, pendant et après le projet Formés de personnalités choisies à l’extérieur de l’organisation, ils sont invités à donner leur point de vue sur des opérations qui les concernent ou à soutenir publiquement le projet.

Il est bon de discuter du bien-fondé de tous ces comités avant de les inscrire à l’agenda de chacun.  L’aide-mémoire du tableau 4.9 peut vous aider à poser les bonnes questions pour déterminer ou améliorer ces courroies de transmission indispensables.

Tableau 4.9 Un aide-mémoire pour l’évaluation d’un centre de gestion

Quoi ? Quel est le nom du comité? Quel est son mandat et quelles sont ses limites (la nature des discussions)? Quel est son pouvoir dans l’organisation (décisionnel, opérationnel, consultatif)? Qui ? ·         Qui en fait partie et pourquoi ? ·         Est-ce que ce sont les bonnes personnes? ·         Chacun participe-t-il au même titre (membre à part entière, personne-ressource, observateur?) Quand ? ·         La fréquence des rencontres correspond-elle aux besoins (jour, heure, durée)? ·         La rencontre est-elle convoquée à l’avance (par lettre ou par agenda bloqué)? Comment ? L’ordre du jour est-il clairement établi (priorité des sujets et temps alloué)? Le climat est-il favorable à l’échange et à l’écoute (choix de l’animateur, style d’animation)? Les conditions de réalisation sont-elles favorables (lieu, salle, outils)? Le suivi ? Après la rencontre du comité, l’information se rend-elle aux personnes visées (procès-verbal, note, sous-comités)?