5.2.1 La collecte des données (51)

Comment établir l’échéancier stratégique de son événement ?  Pour bâtir stratégiquement l’outil de gestion de temps, il faut d’abord recueillir les données nécessaires au suivi recherché (niveaux stratégiques).  Ces ingrédients de base sont faciles à répertorier si le projet a été bien défini et si la structure organisationnelle du projet a été clairement établie au préalable.  Dans le cas contraire, l’exercice provoque inévitablement de longues discussions.

Tableau 5.5 L’échéancier stratégique d’un événement

Étape jalon

Date de début

Date de fin

Responsable

Décideur

1.    Établir les étapes jalons pour chaque champ de responsabilité. Dater le début et la fin de chaque étape jalon. Assigner un seul responsable par étape jalon. Désigner les décideurs pour chaque étape jalon.

·        Les étapes jalons

Une étape jalon est une activité jugée capitale pour l’avancement du projet et dont la répercussion est habituellement multisectorielle.

Détermine les étapes jalons du cycle de vie de son projet consiste à établir les échéances importantes et à les compiler.  Chaque gestionnaire définit les décisions cruciales (dates décisionnelles) ou les opérations d’envergure (dates charnières) qui devraient se dérouler à un moment ou à l’autre dans le champ de ses responsabilités et qui auront des répercussions marquantes sur l’avancement du projet.

Un bon exemple est la date de la conférence de presse du lancement de l’événement.  Même si elle est sous la responsabilité de la direction des communications, sa répercussion est considérablement dans toute l’organisation en raison de l’information dévoilée (lieu et date de l’événement, programmation, commanditaire, matériel promotionnel, etc.).  Le jour même de cet événement important, tout le monde travaille fort, mais personne ne décide quoi que ce soit.  Toutes les décisions en ce qui concerne la date et le lieu du lancement, le scénario et les contenus des communiqués auront été prises antérieurement.  Une conférence de presse est une date charnière pour toute l’organisation et non une date décisionnelle.

Le directeur des communications pourrait, par exemple, résumer ainsi les étapes jalons de la conférence de presse de lancement :

-       adoption du projet (scénario, ressources, budget, etc.)

-       adoption du contenu (communiqués, etc.) et révision du projet

-       envoi des invitations

-       confirmation des présences

-       simulation

-       exécution

-       évaluation

Bien sûr, on pourrait allonger sans fin la liste des détails que comporte la tenue d’une simple conférence de presse.  C’est le piège à éviter.  Restez concentré sur les dates décisionnelles (adoption du projet et du contenu, etc.) et sur les dates charnières (envoi des invitations, exécution, etc.).  Ce sera suffisant pour assurer un suivi stratégique de cette opération.