Comité hébergement, salles de réunion et équipements techniques (6)

Responsabilités

L’essentiel du travail de votre comité consiste à fournir les meilleures possibilités d’hébergement, de salles de réunion et équipements techniques.  Vos partenaires privilégiés au sein du comité organisateur sont les responsables des comités secrétariat et thématique.

Lorsque les gens sont satisfaits de l’hébergement offert et du confort des sessions de travail, ils abordent les travaux du congrès avec un meilleur esprit de participation.

Formation du comité

Votre équipe doit être choisie en tenant compte de l’expertise et de la disponibilité de vos membres.

Préparation des estimations budgétaires du comité

Faites une évaluation réaliste de vos besoins et des coûts qui s’y rattachent.  Respectez vos estimés.

Estimation des besoins pour l’ensemble de l’activité

Définissez vos besoins avant de rencontrer les dirigeants des infrastructures d’accueil :

-          nombre de chambres;

-          nombre de salons;

-          nombre et dimensions des salles de réunions et de banquets;

-          bureau pour le comité organisateur;

-          salle de presse et de protocole;

-          équipement technique : interprétation simultanée, enregistrement des conférences, projections audio-visuelles, vidéo multistandard, présence d’opérateur pour la transmission des conférences, éclairage, micros, projection avant ou arrière.

-          Etc.

L’ensemble des besoins évalués peut influencer la négociation.